Rotina produtiva: guia completo para construir a sua e alcançar o equilíbrio de vida

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Construir uma rotina produtiva é possível se, antes de mais nada, você entender que rotina não é sinônimo de prisão. Na verdade, é o contrário, pois ter clareza sobre as suas prioridades do dia a dia está muito mais atrelado à liberdade. Consegue entender essa distinção?

Quem não gosta de rotina, normalmente nutre esse sentimento porque faz uma associação direta a algo inflexível e engessado, como se estivesse preso a realizar todos os dias as mesmas coisas.

Estou aqui para desmistificar essa ideia e mostrar como uma rotina produtiva é capaz de beneficiar o seu equilíbrio de vida. Então, que tal pegar uma água ou um café e me acompanhar ao longo deste artigo no qual exploro tudo o que você precisa saber sobre o assunto?

O que é uma rotina produtiva?

De acordo com o dicionário, a rotina se trata de um padrão de comportamento ou atividades que uma pessoa mantém repetidamente ao longo do tempo.

A partir dessa definição, pode parecer algo meio aprisionador, não é mesmo? Mas o fato é que não podemos levar o conceito ao “pé da letra”.

Uma rotina produtiva, na realidade, é uma grande aliada no planejamento dos seus dias, além de contribuir para a criação e manutenção de hábitos saudáveis. 

Quando você tem uma rotina bem estabelecida, é capaz de conciliar todas as responsabilidades da sua vida pessoal e profissional sem se sentir esgotado no final do dia, afinal, a fadiga de decisão é reduzida.

Qual é a relação entre rotina produtiva e gestão de tempo?

Quanto melhor for a sua gestão de tempo, mais produtiva será a rotina.

Nos meus programas e mentorias, disponibilizo aos participantes uma ferramenta chamada Autoanálise de Rotina, que eu mesmo desenvolvi e é excelente para fazer uma boa gestão de tempo.

Funciona da seguinte forma: em uma primeira etapa, você vai analisar três macroáreas da sua vida — sono, trabalho e lazer — para entender quanto tempo está dedicando da sua semana a cada uma delas.

Em um segundo momento, traçamos um Pareto 80/20 para ver a quais microáreas da sua vida você está dedicando mais tempo e energia. Exemplo: dentro de trabalho (macroárea), no primeiro momento, talvez você perceba que trabalha 50 horas por semana. E quando faz o gráfico de pareto, percebe que destas 50 horas, 30 são dedicadas a reuniões (microárea). Será que essa é uma rotina produtiva dentro da sua esfera profissional?

A partir dessa consciência, é possível estabelecer um plano de ação para uma rotina produtiva de verdade, pois você passa a ter mais domínio do seu próprio tempo. Afinal, é assim que você entende quantas horas em 7 dias são dedicadas ao ato de dormir, às atividades que são consideradas trabalho e a tudo o que envolve lazer.

É curioso notar como várias pessoas acham que trabalham 40 horas por semana, mas, ao realizarem essa autoanálise, se dão conta de que esse número é muito maior. Isso porque o trabalho também inclui outras atividades além daquilo que está relacionado à profissão em si.

Para alguns, por exemplo, fazer exercícios físicos é classificado como trabalho; para outros, é lazer. Para algumas pessoas, uma pós graduação é lazer; para outras, é trabalho. O importante é saber o que cada atividade na sua rotina representa para você.

Ter essa noção clara de para onde está indo o seu tempo é o que permite que você organize a sua rotina de forma muito mais eficaz e produtiva, percebe?

Uma ferramenta que utilizo dentro do Vida Produtiva, um dos meus programas de Mentoria, é a ferramenta do “dia perfeito”. Nela, eu provoco meus mentorados, fazendo-os se questionarem sobre qual seria o “dia perfeito” dentro da realidade de cada um, mas levando em consideração que precisa ser atingível. Fazemos essa atividade no papel, em conjunto. E ela sempre traz revelações surpreendentes.

Alguns dos efeitos mais interessantes que essa pergunta causa é a possibilidade de enxergar quantas coisas acontecem na sua rotina que já são ótimas, mas que você nem se dava conta por viver sempre acelerado.

Além disso, naturalmente nasce uma motivação para mudar ou incluir na rotina aquilo que ainda não está tão ajustado. A pessoa começa a refletir sobre o que está ao seu alcance para tornar real o cenário ideal e, assim, tiramos vários insumos para a construção do plano de vida.

10 dicas complementares para construir uma rotina produtiva

Agora que você já sabe um pouco mais sobre como funciona uma rotina produtiva, vamos conferir algumas dicas práticas para complementar o aprendizado e tornar o seu dia a dia ainda mais otimizado e equilibrado. Confira:

1. Estabeleça objetivos e metas

Uma rotina produtiva passa, primeiro, por uma boa gestão de tempo sobre a qual já falei anteriormente. A partir disso, é possível definir objetivos e metas coerentes, ou seja, que façam sentido para a sua realidade.

Lembrando que os objetivos são O QUE você quer alcançar e as metas definem COMO você vai chegar lá.

Uma ótima dica para criar boas metas é utilizando a metodologia SMART, que diz que elas devem ser:

  • S – Specific (Específicas): saber o que se quer alcançar e as ações necessárias para se chegar lá;
  • M – Measurable (Mensuráveis): ter indicadores para mensurar o progresso;
  • A – Achievable (Atingíveis): as metas precisam ser realistas e tangíveis, levando em conta os recursos disponíveis;
  • R – Relevant (Relevantes): devem ser relevantes para você;
  • T – Time-based (Temporais): as metas precisam ter prazos claros para o seu atingimento.

E por que as metas são tão importantes? Porque contribuem para que você não fique pensando apenas no destino final, mas foque também no percurso para chegar até lá. Lembre-se disso: de nada vale ter um objetivo se não existirem metas para atingi-lo.

2. Defina prioridades

Uma rotina só é produtiva se você souber identificar quais são as tarefas e compromissos prioritários de cada dia.

Para isso, recomendo que na hora de realizar o planejamento diário sejam escolhidas apenas 5 atividades para serem executadas por dia. Pode parecer pouco, mas o exercício deve ser de priorização mesmo, pois assim você não se compromete com mais do que pode realmente fazer em 24 horas. “Planeje menos e faça mais”.

3. Foque em organização e planejamento

A partir do meu “Método Produtividade Consciente”, ensino cada mentorado a passar por todas as etapas de planejamento que contribuem para a criação de uma rotina produtiva.

Para isso, contemplamos vários tipos de planejamento: diário, semanal, mensal e de vida. 

A partir dessa organização, você começa a ter muito mais clareza tanto sobre aspectos de longo prazo, que estão contemplados no plano mensal e de vida, como questões mais rotineiras, que são planejadas nos dias e semanas.

Pode ter certeza de que essa visualização 360 ajuda demais em termos de produtividade na rotina.

4. Elimine distrações

As distrações são as grandes vilãs de uma rotina produtiva. O tempo todo somos bombardeados por mensagens, conteúdos e notificações em nossos celulares, sem contar as demais interrupções, como campainhas, colega de trabalho batendo na porta da sua sala, filho pedindo ajuda, e por aí vai.

Algumas dicas são fundamentais para evitar os excessos, entre elas, desligar as notificações desnecessárias, manter o celular longe do seu alcance e evitar abrir as redes sociais enquanto estiver em modo foco.

Para quem trabalha de casa, vale também avisar os demais moradores sobre os momentos em que você não pode ser interrompido.

5. Aprenda a dizer “não”

Uma das coisas sobre as quais os meus mentorados mais reclamam para mim é sobre a dificuldade de dizer “não”, principalmente em relação ao que diz respeito ao trabalho.

Pense comigo… Quantas vezes você já não aceitou reuniões que não deveria? Quantas vezes  já sobrecarregou a sua agenda com mais compromissos do que poderia se comprometer? 

Lembre-se de que ao dizer um “não” para o outro você também está dizendo um “sim” para si mesmo, e isso é muito válido. Uma rotina produtiva está longe de ser aquela em que você não tem tempo nem para respirar, mas sim a que consegue conciliar todas as responsabilidades sem se sentir completamente esgotado no final do dia.

6. Faça pausas estratégicas

É fundamental programar pequenas pausas durante o dia para melhorar a produtividade e a criatividade. Isso não é mito, é real!

A maioria das pessoas não consegue incluir as pausas na rotina, por isso, a minha recomendação é planejar o descanso. Com isso, quero dizer que você pode e deve incluir a pausa nas 5 atividades prioritárias do dia, pois dessa forma você não irá negligenciá-la.

Não está errado colocar tarefas relacionadas ao descanso no seu planejamento diário e, inclusive, essa é uma ótima estratégia para quem enfrenta dificuldades nesse sentido. 

Popularmente, essa dica é conhecida como “ócio produtivo”. Já ouviu falar?

7. Faça listas de tarefas

Outra dica prática, simples e muito eficaz é anotar as tarefas que precisam ser realizadas e ir marcando conforme são concluídas.

É isso o que fazemos no planejamento diário e semanal, porém, empacotamos de uma forma mais eficiente, com método, para que você possa focar no que é importante e não no que é urgente. Fazer listas com as prioridades do que deve ser executado no dia ou na semana é ideal para ter sempre à vista as prioridades, percebe?

8. Gestão de energia e foco

A gestão de energia e de foco pode ser realizada de diversas formas. Aqui trago duas dicas! 

As práticas de mindfulness, baseadas na meditação com foco no momento presente, são excelentes para escapar de ansiedades em relação ao passado e ao futuro, e conseguir se concentrar no presente. 

Tire alguns minutinhos do seu dia para fechar os olhos, focar na respiração e abstrair pensamentos intrusivos. Pode ter certeza de que isso vai ajudar bastante na gestão de energia e foco.

E é claro que não poderia deixar de citar a famosa técnica Pomodoro, que se resume a pegar a lista de tarefas do dia e dividir seu tempo em períodos de 25 minutos. O objetivo é focar nas tarefas sem interrupções durante esse tempo e, assim que terminar, fazer um intervalo de 5 minutos para realizar algo diferente. Assim, a cada 4 ciclos, a pausa deve ser maior, entre 15 e 30 minutos.

Considero a técnica ótima, porém, acho importante levar em conta que cada indivíduo deve entender qual tempo funciona para si. Afinal, alguns podem precisar de mais ou menos tempo para se concentrar ou pausar. Faz sentido?

9. Equilibre vida pessoal e profissional

Quando o assunto é rotina produtiva, é imprescindível falar sobre equilíbrio entre vida pessoal e profissional.

O maior erro que as pessoas cometem quando estão organizando a agenda com suas tarefas e compromissos é não levar em consideração as atividades de âmbito pessoal. É fundamental incluir em todos os planejamentos as responsabilidades relacionadas à casa, família, amigos, hobbies ou qualquer outra esfera que seja prioritária e não esteja relacionada ao trabalho.

Caso não faça isso, vai acabar ocorrendo um desequilíbrio entre os dois lados da moeda e, consequentemente, a saúde mental e o bem-estar serão impactados em algum momento.

10. Celebre as suas conquistas

O ato de celebrar as suas conquistas a princípio pode parecer algo insignificante, mas é bem importante para manter a motivação lá no alto, principalmente nos momentos mais desafiadores.

Na minha metodologia, utilizo alguns indicadores, como o Índice de Produtividade Diário (IPD), Semanal (IPS) e Mensal (IPM), que são excelentes formas de entender o seu nível de produtividade. Afinal, você só consegue melhorar aquilo que é capaz de medir.

Alguns mentorados definem o índice de produtividade que desejam alcançar no dia, semana ou mês para, então, se darem uma recompensa pelo esforço e comprometimento. Bacana, não é mesmo?

Faça parte da Comunidade Rotina Produtiva

Se você leu até aqui e gostou de todas as dicas, a Comunidade Rotina Produtiva é o lugar ideal para você colocar em prática a sua rotina produtiva em apenas 30 dias

Caso você queira construir uma rotina que favoreça o equilíbrio de vida e a organização do seu dia a dia, a comunidade será um ambiente muito enriquecedor para você. 

Por lá, junto de outros participantes, você terá acesso a uma área de membros com todas as ferramentas e tutoriais para aplicar o “Método Produtividade Consciente” e poderá começar a aplicá-lo agora mesmo na sua rotina.

Além disso, você terá acesso ao grupo de WhatsApp da Comunidade que, além de ser um espaço seguro, também promove o compartilhamento de experiências, desafios e celebrações. Juntos, com métodos e ferramentas realmente eficazes, construiremos a sua rotina produtiva.

Inscreva-se na  Comunidade Rotina Produtiva clicando aqui.