Como organizar uma rotina diária que funcione para você? 

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Se você tem como um dos seus focos de 2024 criar uma rotina diária eficaz e produtiva, está no lugar certo.

De acordo com um estudo do Statistic Brain Research Institute, 27% das pessoas desistem das resoluções de ano novo na primeira semana do ano. Até o final de janeiro, 50% chegam a abandonar as metas estabelecidas.

Para não cair nessa estatística, é importante não apenas planejar metas claras, mas também saber como colocá-las em prática. Neste artigo, além de compartilhar um pouco sobre o meu “Método Produtividade Consciente”, dou dicas práticas para quem quer iniciar 2024 com uma rotina diária que funcione de verdade.

Tire os sapatos, pegue uma água ou um café e embarque comigo nesta leitura!

Uma boa rotina está atrelada à construção de hábitos

“O Poder do Hábito”, de Charles Duhigg, é um best-seller sobre a construção de hábitos, no qual o autor diz que é preciso repetir algo por 21 dias seguidos para estabelecer um hábito dentro de uma rotina.

Por outro lado, Gary Keller, também autor best-seller, afirma que não há base científica nesse dado. No livro “A Única Coisa”, ele faz referência à uma pesquisa científica que aponta  uma média de 66 dias necessários para construir um hábito, sendo que o número pode variar de 18 a 254 dias, de acordo com o contexto de cada pessoa e do próprio hábito em questão.

O que acontece é que a maioria das pessoas lê a obra de Charles Duhigg e acredita que irá conseguir criar hábitos em 21 dias para resolver a própria vida rapidamente. Gary Keller, por sua vez, fala sobre a disciplina seletiva, que é sobre escolher um hábito por vez e focar nele até o seu estabelecimento dentro da rotina. 

As pessoas leem sobre os 21 dias e acreditam nisso achando que vão conseguir resolver todos os seus problemas e construir vários hábitos positivos e saudáveis. Mas a realidade é que não conseguem. 

Por isso, não adianta nada fazer uma lista enorme de metas de ano novo e achar que será possível conseguir fazer tudo ao mesmo tempo. A dica é escolher apenas um hábito por vez e, quando o mesmo estiver bem fortalecido, partir para o próximo. Pegou?

Rotina diária: aprenda a dividir as suas atividades em 3 áreas principais

As três áreas principais que devem ser avaliadas na “Autoanálise de Rotina” do meu “Método Produtividade Consciente” são: sono, trabalho e lazer.

Assim, a primeira missão que dou para todos os meus mentorados é rotular cada atividade da sua rotina diária dentro de uma dessas áreas. E a pegadinha aqui está no fato de que muitas pessoas se confundem e acabam classificando atividades de trabalho em lazer ou vice-versa. Dúvida? 

Então me diga você mesmo: 

  • Ir ao supermercado, para você, é trabalho ou é lazer? 
  • Organizar a casa: trabalho ou lazer?
  • Academia, crossfit ou funcional: trabalho ou lazer?

Cozinhar? Ler? Escrever? Dirigir? São inúmeras as atividades no seu dia a dia que podem ser consideradas tanto trabalho quanto lazer. Varia de pessoa para pessoa. Mas sem essa etapa de autoconhecimento você dificilmente vai ter um diagnóstico apurado da sua rotina para fazer uma boa gestão do tempo. 

Essa diferenciação é fundamental porque é preciso começar a entender quantas horas do seu dia são dedicadas a cada área. Só assim é possível ter um diagnóstico da sua rotina atual para, então, tomar medidas conscientes em relação ao que pode mudar na sua gestão de tempo.

Para ficar mais claro o que engloba cada uma dessas esferas, vamos nos aprofundar um pouco mais em cada uma delas:

Sono

Por mais que o sono seja algo individual, existem médias de tempo por faixas etárias que são indicadas a partir de estudos científicos.

Um adulto de 26 a 64 anos, por exemplo, precisa de 7 a 9 horas de sono por dia.

Nem todo mundo acredita quando conto que já fui aquela pessoa que dormia apenas 5 ou 6 horas por dia porque achava que assim seria mais produtivo. No entanto, com o passar do tempo, entendi que esse comportamento era contrário à produtividade de longo prazo, afinal, a falta de sono traz diversas consequências negativas, como:

  • imunidade mais baixa;
  • irritabilidade;
  • falta de concentração;
  • menos disposição.

Além disso, o sono acumulado também é capaz até de aumentar as chances de depressão e de doenças cardiovasculares, ou seja, não é brincadeira!

Procure eliminar a ideia de que dormir é perda de tempo e torna os seus dias menos produtivos. Na realidade, uma boa noite de sono garante mais bom-humor e foco para encarar a rotina diária com muito mais produtividade e disposição.

Não é o que você deixa de fazer quando está dormindo que determina a sua produtividade, mas sim o que você faz durante as horas que está acordado. Ficou claro?

Lazer

O lazer diz respeito a tudo aquilo que não é classificado como trabalho ou sono. Até mesmo o seu banho e as suas refeições podem (e devem!) ser considerados momentos de lazer.

É muito curioso como os meus mentorados ficam chocados quando se dão conta de que possuem muitas horas de lazer por dia, afinal, a maior queixa que escuto é “não tenho tempo para a família, para estudar, para ler etc”.

Na verdade, todo mundo tem tempo. O que algumas pessoas não têm é foco.

Olha só o que acontece: você está brincando com os seus filhos, ou seja, é um momento que deveria ser lazer, certo? Mas, ao mesmo tempo, está checando mensagens e respondendo e-mails do trabalho.

Dessa forma, você não consegue desfrutar de verdade do momento de lazer. O foco não está no presente, em curtir os seus filhos e, por isso, o lazer é aniquilado.

No banho você está pensando nas contas que precisa pagar. Durante as refeições você está pensando nos emails que precisa enviar. Como quer que essas atividades sejam encaradas como lazer desse jeito?

Esse tipo de comportamento é muito comum e é por este motivo que as pessoas vivem com a sensação de que não têm muitos momentos de descanso e diversão ao longo do dia. Para isso mudar, é preciso manter o foco nas atividades que vão além do trabalho. Você está disposto(a)?

Trabalho

Por fim, o trabalho, que é responsável por consumir tantas horas do dia das pessoas. A boa notícia é que, ao analisar como você está conduzindo a sua rotina diária, é possível equilibrar muito melhor essa área da vida.

O primeiro passo é separar compromissos de tarefas. Leve em consideração que compromissos são reuniões e outros afazeres de agenda, enquanto as tarefas são as atividades que precisam ser executadas.

A maioria das pessoas não faz essa distinção e acaba vivendo um dia a dia caótico porque marcam várias reuniões e ficam sem tempo para as tarefas.

Esse tipo de julgamento é essencial, caso contrário você trabalha até muito mais tarde porque passa o dia todo em reuniões e depois ainda tem que fazer relatórios, montar apresentações e preencher planilhas. Se identificou, né?

Outro ponto importante em relação ao trabalho é dedicar o seu tempo de acordo com a natureza do seu trabalho. Um(a) líder em cargo de gerência ou diretoria, por exemplo, passa pouco tempo executando tarefas, pois se dedica mais a fazer reuniões, delegar e oferecer suporte ao seu time. As “tarefas” da liderança normalmente são executadas durante os próprios compromissos.

Por outro lado, um(a) analista vive uma realidade oposta. Cheio de planilhas para preencher, contratos ou documentos para revisar e relatórios para escrever, como pretende ter produtividade no trabalho se passar o tempo todo em reuniões?

Por isso é importante filtrar as reuniões que vai participar para que possa executar suas tarefas dentro do horário de trabalho. Do contrário, vai ficar o dia todo em reuniões e precisará fazer várias horas extras para executar as ações que saem delas. Se identificou de novo, né? 

Não adianta querer ser um(a) líder que executa milhões de tarefas ao longo da semana como também de nada vale ser um(a) analista com agenda cheia de reuniões. Entenda e aceite a natureza do seu trabalho para conseguir dar conta dos seus compromissos e tarefas de forma coerente com o seu cargo  sem se deixar consumir.

E, por fim, é necessário conhecer as microáreas do seu trabalho para distribuir o seu tempo entre elas de uma maneira equilibrada e alinhada aos seus objetivos.

Um ótimo exemplo é pensar em uma pessoa que tem um emprego CLT e, ao mesmo tempo, está começando a empreender ou lidera um projeto voluntário. 

Ao ter conhecimento sobre o tempo que está colocando em cada uma dessas microáreas, é capaz de conduzir esforços de forma consciente para redirecionar as suas horas de dedicação ou, se estiver satisfeito, manter como está. Qualquer semelhança com o meu caso particular não é mera coincidência.

11 hábitos que contribuem para a construção de uma rotina diária 

Agora que você já entendeu como funciona a ferramenta de “Autoanálise de Rotina”, que tal turbinar o seu conhecimento sobre o assunto com 11 hábitos que irão te ajudar na construção de uma rotina diária muito mais produtiva e equilibrada? Confira!

1. Estabeleça metas claras

É importante ter uma visão de longo prazo no seu planejamento, porém, quanto mais distante, menos clareza você tem sobre como vai chegar lá.

O que ajuda a tornar o futuro palpável e atingível são os objetivos e as metas de curto prazo, pois eles dão clareza sobre o que precisa ser feito no dia a dia para alcançar os seus sonhos de hoje e do futuro.

2. Acorde sempre no mesmo horário

Pode parecer besteira, mas confie em mim quando digo que é impossível manter uma rotina diária sem um horário fixo para acordar. Este é um hábito bastante valioso, mas que muitos ainda negligenciam.

A minha dica aqui é conhecer e respeitar o seu cronotipo. De acordo com este conceito, existem pessoas mais matutinas, outras mais noturnas e ainda aquelas que oscilam entre umas e outras, as intermediárias. Isso impacta diretamente a sua energia e o foco que consegue dar às suas tarefas e compromissos ao longo do dia.

Quando você compreende isso, consegue estabelecer um horário fixo para dormir e acordar que leve em consideração o momento do dia que tem mais energia. Para os matutinos, por exemplo, é interessante acordar mais cedo e incluir nesse período atividades que exigem maior concentração, percebe?

3. Faça atividades físicas

Se exercitar, além de fazer bem para a saúde física e mental, se trata de um hábito angular, ou seja, inicia várias mudanças de comportamento que contribuem para a criação de outros hábitos saudáveis.

Nos dias em que faço exercícios físicos, por exemplo, fica mais fácil comer comida saudável. Ou seja: se trata de um hábito que tem o poder de impactar o todo e cascatear em novos hábitos positivos.

4. Mantenha uma alimentação balanceada

A alimentação balanceada é muito importante para a manutenção da saúde como um todo, tanto a física como a mental.

Quando você só ingere alimentos pesados e gordurosos, isso pode gerar impactos na concentração, na autoestima, na produtividade e, é claro, no funcionamento do corpo como um todo. Por isso, cuide do que você consome!

5. Hidrate-se

Beber água pode parecer algo muito básico, mas acredite se quiser: muita gente não consome a quantidade diária ideal de líquidos.

A hidratação é fundamental para regular a temperatura corporal, garantir o funcionamento dos órgãos, eliminar toxinas e lubrificar as mucosas. Além disso, a sua falta pode gerar problemas de concentração, o que impacta a realização das atividades da rotina diária.

Portanto, não se esqueça de manter a garrafinha sempre ao lado e se hidratar!

6. Medite

A meditação é simples em teoria, mas muito desafiadora na prática. 

Trata-se de focar a sua atenção no momento presente a fim de alcançar tranquilidade, concentração e reduzir o estresse e a ansiedade. Para isso, existem meditações guiadas e mantras que podem ajudar quem está começando a entender como funciona o processo.

Quem consegue incluir a atividade na sua rotina diária se beneficia de diversas formas, entre elas:

  • Maior foco;
  • Redução de estresse;
  • Melhora do sono;
  • Redução da pressão arterial;
  • Contribui para tratamento de dores crônicas.

7. Faça um planejamento diário

Ensino os meus mentorados a colocarem o planejamento diário em prática e os resultados tendem a ser muito positivos.

Uma das dicas mais valiosas é planejar o dia seguinte no dia anterior, escolhendo apenas 5 tarefas para realizar nas próximas 24 horas. É importante ter esse foco, afinal, não adianta nada listar 20 atividades e depois se frustrar por não conseguir realizá-las.

Além disso, nunca coloque uma atividade logo na sequência da outra. É importante ter pautas para não sobrecarregar o seu dia e ser capaz de dar conta de tudo o que deve ser feito.

8. Faça pausas ao longo do dia

As pausas são fundamentais para oxigenar o cérebro e se sentir mais disposto para voltar às atividades.

Está errado quem ainda acredita que uma rotina diária produtiva é sinônimo de agenda lotada, sem espaços para intervalos e respiros. 

Pelo contrário: o saudável, como expliquei anteriormente, é se comprometer com somente 5 tarefas por dia para garantir qualidade na execução e saúde para o corpo e a mente.

9. Tenha tempo de quantidade com família e amigos

É o tempo de quantidade que gera tempo de qualidade. Entende o que quero dizer com isso?

Se eu quero ter tempo de qualidade com o meu filho Lucas, por exemplo, não adianta reservar 15 minutos do meu dia para brincar com ele. Pode ser que, naquele período, ele esteja distraído e não tenhamos um momento bacana juntos.

Para que o tempo com a família e os amigos seja de qualidade, primeiramente deve ser de quantidade, ou seja, precisa ser extenso. 

No meu caso, sempre que vou buscar meus filhos na escola, a partir daquele momento o meu foco é 100% neles. São as várias horas que passamos juntos que garantem a qualidade, percebe?

10. Reserve tempo para hobbies e interesses pessoais

Ninguém vive só de trabalho. É preciso ter tempo na agenda para curtir seus hobbies e outros interesses que vão além das obrigações, sejam estas relacionadas aos deveres do escritório ou da casa.

A sua saúde mental agradece se, todos os dias, você tiver alguns períodos dedicados àquilo que você não faz por obrigação, mas por paixão, como ler um livro, tocar um instrumento ou assistir a uma série.

11. Limite o seu tempo nas redes sociais

Ninguém se prejudica ao limitar o tempo gasto nas redes sociais. Isso é importante inclusive para evitar distrações durante o seu dia.

Hoje, existem várias funcionalidades nos smartphones que revelam quanto tempo gastamos em cada aplicativo. É uma maneira prática e eficaz de tentar reverter o cenário, caso você se dê conta de que passa tempo demais rolando o feed do Instagram, TikTok, LinkedIn etc.

Aliás, uma dica interessante é usar o tempo que você ficaria no celular para se dedicar aos demais hábitos dessa lista, que tal?

12. EXTRA: Seja flexível e adaptável

A flexibilidade e a adaptabilidade são habilidades muito importantes para construir uma rotina diária e manter os seus hábitos.

Se planejar é importante? Muito. Mas é preciso considerar que no meio do caminho será necessário se adaptar. Inclusive, é uma rotina bem estabelecida que será capaz de permitir tal adaptação diante das adversidades.

Outro dia, a Nathalia, minha esposa, me perguntou se ela poderia sair para encontrar as amigas no final de um dia de semana. Com dois filhos pequenos, poderia ser bem difícil manejar a situação, mas como temos uma rotina bem estabelecida, conseguimos administrar tudo para que ela pudesse sair e eu cuidasse do Lucas e da Julia.

Por isso sempre reforço: rotina não é prisão, rotina é libertação!

Foque em um novo hábito de cada vez

Construir uma rotina diária que funcione para a sua realidade não é tarefa fácil, mas é possível. Comece escolhendo apenas 1 hábito para se comprometer de cada vez e compartilhe comigo nos comentários qual foi a sua decisão.

Se quiser continuar aprendendo de maneira prática sobre a estruturação e a manutenção de hábitos para criar uma rotina produtiva, vem comigo.

A Comunidade Rotina Produtiva é para você que não consegue fazer a rotina caber nas 24 horas do dia. Por lá, ensino você a colocar em prática uma metodologia com ferramentas que eu mesmo aplico na minha vida para:

  • Aumentar a sua PRODUTIVIDADE com técnicas de PLANEJAMENTO;
  • Melhorar a sua ROTINA com ferramentas de GESTÃO DE TEMPO e;
  • Ampliar o seu EQUILÍBRIO entre vida pessoal e profissional com sabedoria e AUTOCONHECIMENTO.

Dentro da Comunidade Rotina Produtiva, você terá 1 ano de acesso ao Método Produtividade Consciente para executar na sua rotina com o meu acompanhamento. E se você se inscrever agora, ainda ganhará uma sessão de Mentoria Individual 1×1 comigo. 

Para mais informações e inscrições na Comunidade Rotina Produtiva, basta clicar aqui.