Ter uma rotina de trabalho é importante para quem deseja aumentar a produtividade e ter uma vida mais equilibrada.
O primeiro ponto para essa construção passa por fazer uma distinção entre atividades de trabalho e de lazer. É a partir do que chamo de “Autoanálise de rotina”, uma ferramenta que ensino aos meus mentorados, que é possível ter clareza sobre o que se enquadra em cada uma dessas esferas.
Isso é importante porque amplia a sua percepção sobre a sua realidade e, consequentemente, a forma como você encara seu tempo e suas responsabilidades.
Vamos supor que você, para você, o trajeto dirigindo até o escritório todos os dias é encarado como trabalho. Bom, nesse caso, você vai mais concentrado e encara essa tarefa como obrigação, certo? Por outro lado, se você tem consciência de que essa atividade é um tipo de lazer, se permite dirigir com mais leveza, afinal, é um momento prazeroso. Faz sentido?
É fundamental se lembrar de que uma rotina de trabalho também é impactada pelas tarefas de lazer. Você é um ser humano único e, para conquistar uma vida pautada no equilíbrio, é preciso que tudo isso coexista em harmonia. Neste artigo, você pode conferir algumas dicas importantes nesse sentido, vamos juntos?
O que é rotina de trabalho e por que é importante?
Quem me conhece sabe que sou um grande defensor da rotina. Diferentemente do que muitos pensam, ter uma rotina não é sinônimo de prisão e sim de liberdade.
Isso porque, ao aplicar um método de planejamento para os seus dias, você tem muito mais clareza sobre quais são as suas prioridades e, consequentemente, se torna uma pessoa bem mais produtiva — até porque você reduz a chamada fadiga de decisão. Já ouviu falar nisso?
Agora, não pense que rotina de trabalho é ter hora para tudo e ser extremamente engessado com prazos e compromissos. Isso é insanidade, e não liberdade.
Ter uma rotina de trabalho, portanto, nada mais é do que ser capaz de organizar e planejar as suas tarefas e compromissos com o mínimo de antecedência para que reduzam a sua necessidade de tomar decisões apressadas o tempo inteiro.
A sua importância é clara: a rotina otimiza o seu tempo e garante maior produtividade para que, assim, você alcance o tão almejado equilíbrio de vida.
10 dicas para construir uma rotina de trabalho
Elaborar uma rotina de trabalho que funcione para as suas necessidades passa por algumas etapas. Em seguida, confira algumas das minhas principais dicas nesse sentido:
1. Tenha um planejamento semanal
O planejamento semanal faz parte do Método One Page que ensino aos meus mentorados e é ótimo para otimizar o tempo. Sempre oriento as pessoas a pensarem suas rotinas por semanas e não por dias.
A recomendação é começar a segunda-feira com o seu planejamento semanal pronto, assim, você não fica à deriva, sem clareza sobre as suas prioridades. Planejar permite antecipar cenários e proporciona maior tranquilidade para iniciar a semana com consciência sobre qual deve ser o foco.
No momento dessa construção, é fundamental não considerar apenas atividades de natureza profissional, mas englobar tudo o que se relaciona ao âmbito pessoal também. Afinal, esse tipo de tarefa também consome energia e atenção nos seus dias.
Defendo que vida pessoal e profissional caminhem juntas, em um mesmo planejamento, porque são aspectos que se cruzam em diversos momentos e podem gerar perturbações se não forem bem administrados. Você já viu as minhas lives de Planejamento Semanal no Instagram?
2. Evite interrupções e distrações
O tempo todo somos atravessados por distrações dos mais variados tipos, como pessoas enviando mensagens, notificações das redes sociais, o celular tocando ou até mesmo as abas do navegador abertas com diversas tentações.
Para tornar a sua rotina de trabalho mais produtiva, uma das dicas mais importantes é saber falar “não” para os outros. Lembre-se de quando você diz não para alguém, você está dizendo sim para você, e isso é muito importante.
No ambiente de trabalho, se você não souber criar algumas barreiras, acaba se sentindo totalmente sobrecarregado pelo excesso de tarefas e compromissos que aceita sem nem mesmo ter consciência sobre o seu papel em cada um deles. Sabe aquela pessoa que liga para você pedindo 1 minutinho e toma 30 minutos do seu dia? Pois é. Ela precisa ouvir o seu “não”.
Para não se deixar levar por interrupções desse tipo, é essencial ter clareza sobre as suas prioridades. Entre estar em uma reunião e escrever um relatório: o que é mais importante?
A resposta vai depender do grau de importância do relatório e da sua responsabilidade na reunião. A partir disso, é possível fazer escolhas mais estratégicas, que otimizam o seu tempo e tornam o seu dia mais produtivo.
3. Aplique técnicas de gestão do estresse no trabalho
Sobre a redução de estresse no trabalho, gosto de dar duas dicas simples, mas bastante eficientes:
- Respire fundo;
- Beba água.
Diante de uma situação estressante, evite tomar decisões ou falar algo no calor do momento, combinado? É preciso muita inteligência emocional para não explodir com os imprevistos e problemas que surgem no dia a dia.
A minha recomendação pode parecer boba, mas respirar fundo e beber água para deixar a poeira abaixar é muito mais eficaz do que você imagina.
Se receber um e-mail que te deixa nervoso, por exemplo, nunca responda de cabeça quente. Deixe a mensagem descansando até o dia seguinte, quando já terá pensado com calma para responder de maneira respeitosa,adequada e profissional. Uma rotina produtiva no trabalho passa por manter o profissionalismo também, concorda?
4. Use ferramentas de produtividade e colaboração
Hoje em dia, existem muitos aplicativos e softwares que facilitam toda a gestão do trabalho e contribuem para tornar o seu dia mais produtivo.
Há muitas opções, mas por aqui vou deixar três recomendações interessantes e bastante conhecidas:
- Asana: permite que o trabalho em equipe seja muito mais colaborativo, prático e produtivo por meio de um espaço compartilhado que oferece diferentes tipos de visualização de projetos;
- Click up: ferramenta de gerenciamento de tarefas, sendo útil para vários objetivos, entre eles, organização da rotina pessoal e profissional e coordenação de projetos
- Forest: é um app que ajuda a manter o foco e ficar longe do celular, ou seja, é muito útil, principalmente, para quem sofre muito com as distrações geradas pelos smartphones.
Eu sei que talvez você já use o Trello ou as próprias ferramentas do Google ou da Microsoft, mas lembre que só ferramentas não resolvem seu problema. Você precisa de método, lembra?
5. Aplique técnicas de administração de tarefas e projetos
Uma das técnicas mais conhecidas nesse sentido é o OKR (Objetivos e Resultados-Chave).
De forma bem simplificada, diz respeito a uma metodologia de gestão que auxilia na definição de objetivos e seus respectivos desdobramentos em termos de metas, tendo como foco potencializar os resultados do negócio.
O OKR se diferencia por definir, medir e reavaliar objetivos, metas e resultados com frequência, garantindo um acompanhamento contínuo a fim de que todos caminhem na mesma direção.
Além disso, há outras técnicas de administração de projetos que são mais simples, como os próprios grupos de WhatsApp. O perigo aqui é que aquilo que deveria ser eficaz, se não for muito bem administrado, pode se tornar um problema. As pessoas que participam do grupo devem estar treinadas para utilizá-lo da maneira adequada.
Ninguém quer ver assuntos de política e mensagens de “bom dia” todo dia no grupo de trabalho, né?
Portanto, grupos de trabalho, onde quer que sejam estabelecidos, só são positivos se tiverem um propósito muito bem definido e todos souberem como usá-lo.
6. Promova um ambiente de trabalho positivo
A construção de um ambiente de trabalho saudável e positivo é uma responsabilidade tanto da empresa como dos colaboradores. Afinal, as empresas são as pessoas, certo?
Pense comigo: se em uma organização há pessoas inseridas na mesma cultura que são muito produtivas e outras que são improdutivas, então talvez não se trate apenas de uma questão corporativa, concorda?
A minha recomendação parte de incentivar as pessoas a assumirem uma postura protagonista para tornar a sua rotina de trabalho mais positiva e produtiva, evitando sempre colocar a culpa toda apenas na empresa.
7. Estabeleça metas profissionais realistas e alcançáveis
O Método One Page que aplico e ensino há muitos anos conta com várias camadas de planejamento.
Uma delas é o Plano de Vida que, na minha opinião, é mais relevante até mesmo do que o plano de carreira.
Isso porque quando você foca apenas na carreira, está direcionando todos os seus esforços somente para essa frente. Por outro lado, quando pensa em uma escala maior, ou seja, na sua vida como um todo, percebe que a carreira se torna apenas uma das várias esferas a serem contempladas.
O Plano de Vida permite que você compreenda quais são as suas prioridades e, assim, consiga planejar todo o restante com mais clareza. Isso significa cultivar um olhar mais amplo para quem você é e o que deseja alcançar.
No meu caso, por exemplo, eu e a minha esposa decidimos postergar a chegada do nosso primeiro filho para, antes disso, evoluirmos e acomodarmos outras questões pessoais e profissionais, como a nossa mudança para os Estados Unidos. Esse tipo de decisão não é tomada sem embasamento, mas leva em consideração todo o Plano de Vida que foi estipulado.
Ah, e não se engane: isso não significa deixar a sua carreira de lado e sim dar importância a todas as esferas da sua vida de maneira mais congruente.
Inclusive, no Plano de Vida ensino meus mentorados a trabalharem com 5 áreas prioritárias, que vão muito além de apenas vida pessoal e profissional. Outras frentes também são contempladas, como saúde, religião, viagens, pets, entre muitas outras.
8. Aprenda a manter o equilíbrio entre vida pessoal e profissional
O equilíbrio, como sempre reforço, é um jogo de longo prazo e é pautado em saber colocar limites na sua vida.
Muitas pessoas ainda sofrem para construir uma vida profissional com menos sobrecarga de trabalho e acabam se sentindo exauridas pelas horas dedicadas à carreira.
Definir esses limites na sua rotina de trabalho é fundamental se quiser alcançar o equilíbrio e isso passa por vários comportamentos, inclusive estipular um horário para parar de trabalhar. Além disso, é muito importante saber priorizar e, é claro, falar “não”.
Lembre-se: não adianta nada a empresa definir que o horário de trabalho é das 9h às 17h se você não consegue parar antes das 20h. Você é quem deve colocar esses limites em jogo!
Outro ponto fundamental é ter consciência de que quanto melhor organizada e planejada a sua rotina de trabalho, menores são as chances de precisar trabalhar além do horário determinado. No planejamento diário que ensino aos meus mentorados, por exemplo, eles devem escolher apenas 5 tarefas por dia dentro de todas as áreas prioritárias que foram definidas no Plano de Vida.
Esse tipo de planejamento contribui para fortalecer o senso de priorização, percebe? O dia só tem 24 horas e você não precisa dar conta de tudo apenas nesse período.
9. Aplique técnicas de autocuidado no trabalho
O autocuidado que reverbera no trabalho começa muito antes de você chegar ao escritório todos os dias ou de abrir a tela do computador na sua casa.
Para estar disposto e saudável, tanto física como mentalmente, é necessário ter momentos de autocuidado na vida pessoal também, pois isso reverbera no profissional. As minhas recomendações passam por:
- Trabalhar a sua respiração;
- Tomar muita água;
- Fazer pausas entre as atividades pessoais e profissionais;
- Ter uma boa rotina de sono;
- Comer de forma saudável;
- Fazer exercícios físicos;
- Cultivar hobbies;
- Manter seus relacionamentos.
Tudo isso (e muito mais) proporciona bem-estar e qualidade de vida, o que impacta diretamente a sua produtividade no trabalho.
10. Aprimore a sua comunicação no trabalho
A comunicação é muito importante para a construção de um ambiente profissional saudável e produtivo e pode impactar positiva ou negativamente a sua rotina de trabalho.
Aqui, a minha maior dica é sempre comunicar ao seu líder o que você está fazendo. E não no sentido de “dar satisfação” para mostrar que está fazendo algo, mas para deixá-lo na mesma página com você e alinhar as prioridades da semana, do mês ou do ano.
A base da confiança é a comunicação. Quando você é capaz de deixar claro com quais atividades está envolvido, elencar prioridades e discutir próximos passos, está colocando em prática o que chamo de “liderar o seu líder”, algo que é fundamental para construir uma rotina equilibrada e saudável.
Continue aprendendo a construir uma rotina de trabalho equilibrada
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