5 formas de aumentar a produtividade da sua equipe

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Muitas pessoas se perguntam como aumentar a produtividade no trabalho.

Há uma busca incessante, apesar de velada, entre nós seres humanos por fazermos mais coisas o tempo todo, como se isso fosse sinônimo de produtividade. Mas será mesmo?

Defendo justamente o contrário: se você quer elevar a sua produtividade precisa ter menos coisas para fazer. E por mais contraditório que isso possa parecer, faz total sentido quando você entende a essência da ideia. Quer ver?

É justamente sobre isso que falo neste artigo. Por aqui, você vai aprender sobre produtividade como nunca aprendeu antes, pode confiar.

Então, tire os sapatos, pegue uma água ou um café, e vem comigo!

O que é produtividade no trabalho?

Se a produtividade fosse fazer mais coisas em menos tempo, no dia a dia de trabalho você teria sempre que aceitar mais e mais tarefas para fazer. Assim, acabaria entrando em um looping de querer dar conta de tudo e não conseguiria terminar nada.

Inclusive, várias pessoas vivem nesse ciclo eterno, e é aí que está o erro. A produtividade que eu defendo é sobre ter menos coisas para fazer.

A maioria de nós vive em um “modo zumbi”, simplesmente aceitando compromissos e responsabilidades com os quais não conseguem se comprometer. O processo deve ser o inverso: reduzir e não aumentar as atividades. Isso porque, quanto menos coisas você tem para realizar, mais produtivo tende a ser. Consegue entender?

Precisamos eliminar a ideia de que produtividade está atrelado a volume, a estar ocupado o tempo todo. Não é sobre isso! 

Para ser produtivo no trabalho, é fundamental aprender a priorizar, dizer “não” e estar menos disponível. 

Qual é a importância da produtividade no trabalho?

A produtividade no trabalho é importante para todos os envolvidos. Do lado das empresas, é essencial para que o negócio cresça. Se não houver colaboradores produtivos, vários prazos serão perdidos e os projetos não serão executados como deveriam, impactando os resultados e a balança financeira.

Já em âmbito individual, a produtividade contribui para a saúde e o bem-estar de cada um. Afinal, como se trata de conseguir priorizar e ter menos coisas para fazer, a tendência é que, quanto mais produtivo, menor seja a sobrecarga de trabalho.

O que acontece, no entanto, é que muita gente tende a colocar a culpa da sua própria improdutividade no chefe ou na empresa, argumentando que precisam fazer dezenas de reuniões por semana ou apagar um incêndio atrás do outro.

Quando me dizem isso, eu pergunto: você consegue pensar em pelo menos uma pessoa produtiva dentro da sua empresa? E, normalmente, a resposta é “sim”.

Na sequência, questiono se é possível pensar em alguém extremamente improdutivo na mesma empresa. E, novamente, a resposta costuma ser “sim”.

Essa é uma forma muito simples de provocar e mostrar que o problema não é o ambiente, ou seja, a organização na qual se está inserido. Tudo começa no interior de cada um, a produtividade no trabalho começa com você.

Ao se dar conta disso, a pessoa passa a enxergar todo o contexto de forma diferente, se dando conta de que terceirizar a culpa não é o caminho. Além disso, ao tomar consciência sobre a responsabilidade individual, a mentalidade e o comportamento se transformam.

Os principais indicadores de produtividade no trabalho

Os indicadores de produtividade são úteis para mensurar o desempenho dos colaboradores no trabalho, além de auxiliar na otimização dos processos. Vamos conferir alguns desses KPIs utilizados nas empresas:

1. Excelência operacional

Diz respeito à eficiência dos processos da organização, portanto, é necessário para medir a capacidade de produzir bens ou serviços com qualidade, baixo custo e agilidade.

A excelência operacional está atrelada ao tempo de ciclo, que mede o tempo para a conclusão de um processo, do começo ao fim, e à taxa de retrabalho, que mensura a quantidade de vezes que um processo precisa ser refeito (é um indicador de falhas ou de necessidade de treinamento, por exemplo).

2. Turnover

O turnover, por sua vez, mede a rotatividade de funcionários na empresa, ou seja, está relacionado ao nível de satisfação e motivação dos profissionais.

Quando o turnover é muito alto, é difícil manter a produtividade lá em cima porque significa que o tempo todo estão entrando e saindo colaboradores É preciso levar em consideração a curva de aprendizagem, a adaptação e a senioridade de cada um, fatores que impactam a produtividade como um todo.

3. Qualidade

Este é um indicador de produtividade que mede a satisfação dos clientes em relação aos serviços ou produtos adquiridos. Portanto, é um KPI que revela a capacidade da empresa de oferecer soluções que atendam às expectativas e necessidades do consumidor.

São analisados dados como taxa de devolução, tempo médio de resolução de problemas e índice de satisfação.

4. Lucratividade

A lucratividade mensura o quanto a empresa ganha em relação aos custos, o que reflete  a sua capacidade de se manter saudável financeiramente. São analisados aspectos como margem de lucro, retorno sobre o patrimônio líquido – return on equity (ROE) e retorno sobre o investimento – return on investment (ROI).

5. Taxa de conversão

A taxa de conversão mede a capacidade de converter oportunidades em vendas, o que é fundamental para compreender o quão efetivas são as estratégias de vendas.

Para isso, são analisados indicadores relacionados, como ticket médio, taxa de conversão de leads em vendas e taxa de conversão de visitantes em leads.

Como o ambiente afeta a produtividade no trabalho?

Anos atrás, as pessoas sonhavam em trabalhar em casa, mas agora que há essa oportunidade, muitas dizem que não conseguem render como gostariam em home office.

Isso significa que, no fundo, não é só o ambiente que determina a sua produtividade no trabalho. É claro que o local no qual você está inserido exerce certa influência, mas o seu nível de produtividade não depende 100% disso. 

O ambiente não deve ser um obstáculo, pois primeiro tudo começa dentro de você. É preciso ter adaptabilidade para ir se ajustando conforme as condições externas. E o fato é que, ao ter clareza sobre o senso de priorização, isso fica mais fácil.

Uma pesquisa realizada com quase 2 mil trabalhadores do Reino Unidos revelou que as pessoas eram produtivas por apenas 2 horas e 53 minutos em uma jornada de 8 horas de trabalho. Veja com quais atividades o restante do tempo é ocupado:

  1. Ler notícias – 1h05min
  2. Ver redes sociais – 44min
  3. Conversando pelos corredores – 40 min
  4. Procurando por outro emprego – 26min
  5. Pausas – 23 min
  6. Fazendo ligações – 18 min
  7. Fazendo café/chá – 17 min
  8. Enviando mensagens no WA – 14 min
  9. Comendo – 8 min
  10. Esquentando comida no escritório – 7 min

E não me entenda mal, esse é um cenário absolutamente normal. Em um escritório, essa é a realidade, mas quem trabalha em regime home office acredita que precisa estar disponível durante 8 horas por dia, o que não é verdade e nem possível.

É fato inegável que, em média, trabalhamos somente 3 horas por dia e o resto do tempo sentimos culpa. Esse sentimento é muito pesado porque o atribuímos ao ambiente e, ao estar em casa, isso recai sobre os filhos, o marido, o cachorro etc. É preciso se lembrar de tudo isso são apenas circunstâncias da vida acontecendo e, para mudar essa realidade, o que precisa de transformação são as suas expectativas.

Leve em conta que você só vai trabalhar por volta de 3 horas por dia e, a partir disso, planeje menos para fazer mais. Com isso, quero dizer que você deve determinar o que é essencial ser realizado nessas três horas e levar em conta que o restante do tempo será preenchido com imprevistos, interrupções, questões do dia a dia etc.

“Uma pessoa é “produtiva” em média 2 horas e 53 minutos em um dia de 8 horas de trabalho. Ou seja, não adianta pensar que você tem 8 horas por dia para realizar trabalho duro. Planeje menos para fazer mais!”

Como evitar evitar o esgotamento no trabalho?

As pausas são fundamentais para não ser completamente consumido pelo trabalho.

O problema é que as pessoas problematizam as pausas e, na maioria das vezes, sentem culpa por tirar alguns períodos do dia para descansar em meio à rotina do trabalho. 

Esses intervalos devem ser preenchidos com outras atividades, como levar o cachorro para passear, praticar exercícios, assistir ao episódio de uma série ou até mesmo tirar um cochilo. O importante é que não tenha relação com o trabalho, pois o objetivo é relaxar a mente.

Quando há clareza sobre o que é essencial para si, a culpa desaparece. Você sabe que está colocando energia naquilo que é importante e enxerga as pausas como uma forma de chegar até o seu objetivo com mais saúde e disposição.

Lembre-se: ninguém vive só de trabalho. Para manter a produtividade nas atividades profissionais, é preciso saber priorizar e, é claro, cuidar de outras esferas da vida também.

A importância do descanso para a melhoria da produtividade no trabalho

As pessoas entendem o descanso como um atraso, um obstáculo que impede o aumento da produtividade. Mas isso está longe de ser verdade!

Não é porque você caminha ao invés de correr, que está fazendo menos. Pelo contrário, às vezes é caminhando que se chega mais longe.

Em relação a este assunto, há um paralelo interessante entre a cultura americana e brasileira. No Brasil, a tendência é fazer algo “mais ou menos” e um tempo depois precisar trabalhar novamente naquilo. 

Já aqui nos EUA, onde vivo e trabalho há mais de 5 anos, o mais comum é dedicar um bom tempo para garantir que as coisas sejam feitas direito de uma só vez para evitar o retrabalho. Por mais que isso dê a impressão de que se perde mais tempo no planejamento, a execução é eficiente e garante um resultado com maior qualidade.

Fica claro, portanto, que nos Estados Unidos o descanso é visto como parte do processo. Não é preciso cruzar primeiro a linha de chegada para alcançar o melhor resultado. Na realidade, com as pausas adequadas, se chega lá com mais qualidade, mesmo que não seja em primeiro lugar.

Outro paralelo interessante acontece no mundo dos esportes. A performance do atleta é medida pelo o que ele faz fora do treino, ou seja, o sono, a alimentação, os cuidados com a mente e o tempo de recuperação. 

Percebe como o mesmo vale para o trabalho dentro das empresas? Essa é a ideia que você precisa compreender!

5 formas de aumentar a produtividade da sua equipe

A produtividade dos colaboradores também tem uma relação direta com o estilo de liderança da empresa.

Por isso, se você é um cargo de gestão no ambiente corporativo, é importante conferir algumas estratégias que visam o aumento da produtividade do time. Confira:

1. Separe reuniões de tarefas

É muito necessário ter em mente que, no universo do trabalho, existe uma diferença entre participar de reuniões e realizar atividades. Não se pode esperar que o seu time seja super produtivo se as pessoas passam boa parte do dia (ou o dia inteiro!) presas em reuniões.

É necessário que o líder tenha clareza sobre quais presenças são realmente primordiais nos encontros da semana para que todos tenham tempo de executar as suas tarefas. 

Lembre-se: todos os convidados de uma reunião devem estar presentes naquele compromisso por um motivo claro, ou seja, precisam ter um papel a desempenhar. Caso contrário, serão muito mais úteis em outras funções.

2. Delegue adequadamente

Um bom líder é aquele que sabe delegar. 

Isso significa saber quem realmente precisa estar presente em cada compromisso, ser capaz de tomar decisões e, a partir disso, conseguir distribuir as funções e responsabilidades para cada membro do time.

Um chefe que leva o time inteiro para todas as reuniões, não consegue definir prioridades, se comunica com pouca eficiência e não é capaz de distribuir tarefas com certeza não está cumprindo o seu papel. Você tem um chefe ou um líder por aí?

3. Tenha uma estratégia de planejamento diária e semanal (e saiba medir a produtividade)

Um grande problema nas organizações é o fato de que as pessoas não têm métodos para medir a produtividade. Normalmente, fazem esse cálculo a partir de quanto tempo cada funcionário passa “sentado na cadeira”, o que é um grande equívoco.

Um dos ensinamentos ao longo dos meus treinamentos e mentorias é justamente esse: aprender a fazer um planejamento diário e semanal para ser capaz de medir a sua produtividade. É isso que eu ensino com o Método One Page.

Esse tipo de planejamento é essencial para conseguir organizar os seus dias e ter clareza sobre o que precisa ser executado. Posteriormente, fica muito mais fácil saber o quão produtivo cada um foi na semana.

4. Entenda que as pessoas têm uma vida pessoal além da profissional

As lideranças não podem ignorar o fato de que profissionais são, antes de tudo, seres humanos. Isso significa que eles não têm apenas uma carreira, mas uma vida também.

A questão do equilíbrio entre a esfera pessoal e profissional  é fundamental para garantir a harmonia e, é claro, a produtividade. É simplesmente impossível que uma pessoa desempenhe bem no trabalho se a sua vida pessoal vai mal.

E o mais legal é ver que muitos líderes já estão cultivando esse tipo de mentalidade porque nos últimos anos houve um movimento muito grande em prol de tal equilíbrio. 

Recentemente, em uma Mentoria que dei para o time de EHS da Mosaic Fertilizantes no Brasil, recebi um feedback do gerente do time, Bruno Rocha Cardoso, que presenteou todos os seus colaboradores com o meu livro “Equilíbrio: um guia para conciliar sua vida pessoal e profissional” e reflete bem essa postura:

“Entendi muito cedo que se vocês não estiverem bem fora da empresa, não estarão bem aqui dentro da empresa.”

É isso: as duas esferas estão interligadas e os colaboradores precisam ser analisados de maneira holística, caso contrário, a produtividade nunca atingirá os níveis ideais.

5. Leve os meus treinamentos para a sua empresa

Nos meus treinamentos corporativos, podemos personalizar o processo de acordo com as necessidades de cada time. Contar com um especialista em gestão de tempo e equilíbrio de vida é uma ótima forma de aumentar a produtividade.

Por meio da união entre teoria e prática, os mentorados sentem a mudança de mentalidade ao longo das sessões, além da capacitação para organizar e planejar o dia a dia com muito mais sabedoria. 

Nas primeiras sessões, costumamos trabalhar as questões de curto prazo, ou seja, aquelas dores imediatas que estão atrapalhando de alguma forma o dia a dia dos profissionais: cultura, conflitos, horários, como delegar etc.

Em um segundo momento, nos aprofundamos em longo prazo, quando chega a hora de cada um olhar para si mesmo de maneira muito mais holística, contemplando também questões de vida pessoal.

Trata-se, portanto, de um processo bem completo, capaz de provocar transformações reais em líderes e liderados com o objetivo de tornar o dia a dia de trabalho muito mais eficaz e produtivo.

Quer saber mais? Me envie uma mensagem com o assunto “Treinamento Corporativo” que eu lhe darei todos os detalhes.