Guia completo de planejamento: dicas para uma vida produtiva e equilibrada

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Ao falar sobre planejamento, é preciso sempre reforçar que existem dois perfis de pessoas que devem ser compreendidos.

Um deles é o executor, que tende a querer fazer tudo sem antes planejar e organizar as tarefas a serem realizadas. Essas pessoas precisam entender que planejar não é perda de tempo e, na realidade, faz parte da execução.

O perfil planejador, por sua vez, pode ser mais procrastinador, pois é aquele que fica apenas no planejamento e enfrenta mais dificuldades para colocar a mão na massa na hora de executar.

O fato é que, independentemente do perfil, o planejamento é uma etapa necessária, que precisa ser administrada da maneira correta. Caso contrário, a sua vida e sua carreira pode acabar se tornando um caos simplesmente porque você não planeja ou apenas porque planeja da maneira errada.

Com isso, há grandes chances de que a sua produtividade caia e você se depare com problemas de gestão de tempo e procrastinação. E vamos combinar que ninguém quer perder tempo e deixar tudo o que importa para depois, né?

Para ajudar você, preparei este guia completo sobre planejamento que será a sua bússola na construção de uma vida mais saudável, equilibrada e produtiva. Portanto, tire os sapatos, pegue um café, um chá ou uma água e vem comigo!

O que é planejamento?

Para mim, o conceito de planejamento se trata de antecipar cenários futuros aproveitando a calma e a tranquilidade do presente. Assim,  quando o futuro chegar, não será permeado pelo caos.

Você provavelmente já se pegou falando que “não tem tempo” para fazer as coisas, não é mesmo? Pode ter certeza de que não está sozinho nessa, pois é uma das frases mais comuns ditas por quem não se planeja.

Aliás, as pessoas que justificam não ter tempo para se planejar não se dão conta de que é justamente isso que gera falta de tempo

Se você parasse alguns minutos por semana para fazer o planejamento necessário, o “não tenho tempo” desapareceria do seu vocabulário porque você, enfim, teria uma organização eficiente para cumprir tudo o que precisa ser feito. 

E eu sei que talvez você esteja duvidando, mas eu vou lhe provar o meu argumento ainda neste artigo.

Qual é a importância do planejamento para a sua vida?

O planejamento é uma ferramenta fundamental para pensar sobre onde você quer chegar, ou seja, quais são os seus objetivos, e ter clareza sobre como você vai chegar lá, que são as suas metas.

Portanto, um bom planejamento contribui para que você tenha muito mais consciência sobre o que é preciso fazer para tornar os seus sonhos e projetos reais em curto, médio ou longo prazo. E esse tipo de compreensão ajuda na gestão eficaz do seu dia, afinal:

  1. Você sabe onde quer chegar;
  2. Você sabe o que precisa fazer para chegar onde deseja;
  3. Você consegue priorizar e organizar tudo o que precisa ser feito a fim de ter dias e semanas mais produtivos em direção aos seus objetivos.

Sendo assim, uma vida planejada é aquela na qual você pensa com antecedência sobre o futuro para viver um presente muito mais equilibrado, reduzindo os riscos e a procrastinação.

O que é necessário para desenvolver um bom planejamento?

Construir um bom modelo de planejamento não é tarefa simples e exige bastante dedicação da sua parte. 

Tudo o que ensino sobre este assunto aplico em minha vida, portanto, me sinto muito confortável em afirmar que são metodologias e ferramentas que trazem resultado se forem levadas a sério.

O que recomendo para o desenvolvimento de um bom planejamento é o seguinte:

1. Pense onde você quer chegar na vida considerando as suas áreas prioritárias

Um plano de vida, sobre o qual vou falar mais adiante neste artigo, é pensar a sua vida muito além da ótica do plano anual.

Para isso, é preciso pensar em quais são as 5 áreas prioritárias da sua vida, lembrando sempre de que é importante ir além da divisão entre vida pessoal e profissional.

A partir dessa compreensão do que é prioridade, você está pronto para definir os objetivos de curto, médio e longo prazo. Os objetivos são O QUE você deseja alcançar, ou seja, onde quer chegar.

Ter esse tipo de clareza é o primeiro passo para construir um planejamento macro que, posteriormente, irá trazer propósito para o que você faz no seu dia a dia. A motivação virá dessas definições que indicam para onde a sua vida está caminhando.

2. Defina caminhos coerentes para atingir seus objetivos

Após a estruturação dos objetivos, é preciso definir os caminhos para atingi-los. Aqui, estamos falando sobre as metas, que são o COMO você vai chegar lá.

Afinal, não basta saber o que você deseja conquistar, mas traçar uma rota que possibilite essas conquistas.

Aqui vai um exemplo para conseguir diferenciar melhor objetivos e metas:

Objetivo

  • Se tornar Diretor de Operações de uma empresa de tecnologia até o final de 2024.

Metas:

  1. Fazer cursos de liderança e gestão de pessoas;
  2. Listar eventos para marcar presença e fazer networking nos próximos 6 meses;
  3. Entrar em contato com antigos colegas de trabalho para trocar ideias sobre o mercado e fortalecer conexões;
  4. Fazer cursos técnicos para aprimorar conhecimento em tecnologia.

Ficou claro? As metas são o caminho das pedras que vão te ajudar a chegar até determinados objetivos.

Além disso, é importante ter em mente que boas definições passam pela metodologia SMART, pois uma meta deve ser:

  • específica;
  • mensurável;
  • atingível;
  • relevante;
  • temporal (precisa ter prazo).

3. Acompanhe o seu progresso ao longo do caminho

Não adianta nada definir objetivos e metas se, durante a caminhada, você não mensurar o seu progresso. 

Só assim será possível identificar pontos de melhorias para elevar o nível da sua performance. Afinal, você não consegue melhorar aquilo que você não consegue medir, concorda?

Na minha metodologia, utilizo o Índice de Produtividade Diária (IPD), Semanal (IPS) e Mensal (IPM), que auxilia no entendimento do quão produtivo você está sendo.

Deixar de acompanhar de perto o seu progresso é como caminhar no escuro. Você continua fazendo o que tem que fazer, mas sem clareza sobre os resultados e sobre como aprimorar o seu desempenho.

4. Ajuste a rota quando necessário

De acordo com uma pesquisa da Statistic Brain, 27% das pessoas desistem de seus objetivos traçados já na primeira semana do ano. E pior: o número sobe para 31% na segunda semana do ano.

Planejamento: 27% das pessoas desistem de seus objetivos na primeira semana do ano.

Assustador, não é mesmo?

Se você se identifica com essa estatística, talvez esteja faltando adaptabilidade no seu planejamento. É comum definir objetivos e metas e, depois de alguns meses, se sentir desmotivado porque não conseguiu avançar em praticamente nada.

Nesses casos, é necessário ajustar a rota. Focar em fazer o melhor que você pode no momento presente e olhar para tudo o que foi planejado pensando em como é possível fazer as adaptações necessárias para tentar voltar aos eixos.

Vamos supor que você definiu o objetivo de perder 10 kg em 1 ano e já se passaram 6 meses e você não conseguiu emagrecer nada. Está na hora de revisitar as metas planejadas e até mesmo o objetivo, que pode passar de 10 kg para 5 kg, de acordo com o que é possível na sua realidade atual.

Ao fazer isso você não está se enganando não. Muito pelo contrário, você está sendo realista com a sua circunstância. Esse jogo de cintura é fundamental para não perder a motivação e desistir no meio do caminho, combinado?

O que é fundamental para um planejamento estratégico de sucesso?

Há dois pontos muito importantes que faço questão de ressaltar quando o assunto é criar um bom planejamento estratégico. Confira quais são:

1. Definição de objetivos além de vida pessoal e profissional

Um erro muito comum no momento da criação de um planejamento é focar apenas em vida pessoal e profissional, sem se aprofundar ou ir além disso. 

Por isso, defendo o plano de vida e não apenas um plano de carreira, porque considero necessário englobar no planejamento outras áreas que são relevantes.

Sempre oriento os meus mentorados a pensarem nas 5 áreas prioritárias da sua vida, que podem contemplar muitas outras esferas, como:

  • Saúde;
  • Viagens;
  • Lazer;
  • Família;
  • Igreja;
  • Amizades;
  • Dinheiro;
  • Pets.

Lembre-se de que tanto trabalho como vida pessoal podem ser desmembrados em muitas outras áreas que precisam ser nomeadas para que você consiga planejar de forma muito mais eficaz.

O mais importante aqui é: não defina a sua vida com base na carreira para não se perder completamente de si mesmo e de outras coisas que são importantes. Ao contrário, defina sua carreira com base na sua vida e assim terá certeza de não deixar nada para trás.

2. Definição de estratégias

Dentro da minha metodologia, a definição de estratégias é equivalente às metas.

Falei sobre isso ao longo do artigo e aproveito para reforçar a importância não só de ter clareza sobre o que você quer conquistar, mas também o que precisa fazer para chegar lá.

É isso que são as estratégias (ou metas): compreensão sobre cada passo que é necessário para alcançar os seus objetivos, dividindo-os ao longo de meses, semanas e dias.

Sem esse tipo de organização e priorização, você jamais vai conseguir tornar os seus objetivos reais, pois nada estará sendo feito para conquistá-los.

Quais são os tipos de planejamentos?

A produtividade depende de inúmeros fatores, dentre eles um bom planejamento

Como falei no começo deste artigo, um erro muito comum do perfil executor é sair realizando as tarefas sem antes planejar. 

Para garantir a eficiência em tudo o que você faz, o melhor caminho é ter conhecimento sobre o planejamento diário, semanal, mensal e de vida. Em seguida, detalho cada um deles:

1. Planejamento semanal

Na minha metodologia, começo ensinando as pessoas a pensarem suas rotinas por semanas e não por dias. Ter clareza sobre compromissos e tarefas que são prioridade ao longo de cada semana é fundamental se você quer elevar a sua produtividade.

Alguns pontos são importantes para fazer um bom planejamento semanal:

  • Equilibrar tarefas e compromissos para dar conta de tudo e não se sentir sobrecarregado;
  • Incluir, além das atividades de esfera profissional, tudo o que precisa ser feito em âmbito pessoal (desde arrumar o quarto até ir ao dentista);
  • Fatiar as grandes atividades em pequenas tarefas, por exemplo, dentro de organização da casa, você pode fazer a seguinte lista: 
  1. Limpar a cozinha;
  2. Lavar a louça;
  3. Arrumar o sofá;
  4. Colocar a mesa na sala de jantar;
  5. Arrumar a cama;
  6. Tirar o lixo.

Viu só como assim fica muito mais claro o que precisa ser feito? E você pode ir distribuindo todas as atividades ao longo das semanas para garantir maior produtividade.

2. Planejamento diário

Devem ser selecionadas, em ordem de importância, 5 tarefas que foram estabelecidas no planejamento semanal para serem executadas a cada dia. Esse é o planejamento diário!

Um ponto importante aqui é não deixar para fazer essa seleção no próprio dia, sempre se organize no dia anterior para conseguir criar uma rotina produtiva consistente.

Isso deve ser seguido à risca porque no final do dia anterior você tem melhor noção de como será a sua agenda nas próximas 24 horas. A partir dessa compreensão, é possível escolher as 5 tarefas levando em consideração o dia que te espera (e, é claro, possíveis imprevistos).

Se hoje é segunda à noite e você já sabe que na terça tem médico de manhã, à tarde tem que buscar o filho na escola e à noite vai à aula de inglês, terá que escolher tarefas que possam ser absorvidas em um dia que já está preenchido por várias responsabilidades.

Não adianta colocar um monte de atividade que exige muito tempo, concentração e foco em um dia repleto de interrupções como esse, entende?

3. Plano de vida

O plano de vida significa sair da ótica de planejamento anual e enxergar muito além dos 12 meses.

Não gosto de plano anual porque as pessoas ficam muito presas a um período curto sem considerar que têm uma vida inteira pela frente e não apenas de janeiro a dezembro para realizar tudo o que desejam. 

Por isso, para construir um plano de vida, passamos pelos seguintes pontos:

  • Definição de 5 áreas prioritárias da sua vida;
  • Para as áreas prioritárias definidas, estruturar objetivos e metas considerando curto (até um ano), médio (de 2 a 5 anos) e longo prazo (mais que 5 anos).

É cultivando uma mentalidade de longo prazo que se navega por um plano de vida para ter clareza para onde você está indo e escolher os caminhos certos para chegar lá.

4. Planejamento mensal

Para finalizar, o planejamento mensal nasce a partir do plano de vida.

Isso significa que, a partir da definição de áreas prioritárias, os objetivos e metas traçados no plano de vida são utilizados para alimentar o planejamento mensal.

Funciona assim: cada área prioritária deve ter por volta de 4 a 5 metas para serem cumpridas mensalmente. Vamos conferir um exemplo?

Meta prioritária dentro de Viagens no Plano de Vida:

  • Fazer uma viagem de 30 dias na Europa em Dezembro de 2023.

Metas do mês:

  • Definir países e cidades que serão visitadas;
  • Calcular orçamento de passagens de avião;
  • Calcular orçamento de hospedagens;
  • Definir e calcular preços de passeios em cada cidade.

Lembrando, é claro, que podem surgir imprevistos no meio do caminho e, para ter uma vida verdadeiramente produtiva, é preciso ter flexibilidade para fazer as adaptações necessárias no seu plano mensal. 

Foque em ir além da rotina e construa uma vida produtiva

Esta frase faz parte do meu livro “Equilíbrio: um guia para conciliar sua vida pessoal e profissional” e acredito que resume muito bem tudo o que foi explorado ao longo deste artigo.

Conforme falei lá no começo, planejar é um processo que faz parte da execução. Não negligencie essa etapa! E tenha em mente que toda essa construção é um jogo complexo de longo prazo, para quem quer mais do que uma rotina produtiva. É para quem quer uma vida produtiva.

Se você se identificou com a minha visão sobre planejamento, então deixo o convite para conferir um pouco mais sobre o meu trabalho e outros conteúdos sobre produtividade, gestão de tempo e equilíbrio. Bora lá? Acesse o meu blog para conferir tudo!