Entenda o que é planejamento e tire todas as suas dúvidas sobre esta ferramenta de organização

Você realmente sabe o que é planejamento e como ele é capaz de beneficiar a sua produtividade?

Há pessoas que gostam de se planejar, mas não conseguem explorar o máximo do seu potencial para alcançar uma gestão de tempo mais eficiente. Outras, consideram o planejamento uma perda de tempo (e essa crença pode ser consequência de diversas objeções que vou explorar ao longo deste artigo).

Independentemente de qual for o seu perfil, a minha primeira recomendação para mudar a sua relação com essa ferramenta de organização é se inteirar mais sobre o assunto, começando pela leitura deste texto. 

Então, pegue um café, um chá ou uma água e venha comigo entender o que é planejamento!

O que é planejamento?

Para mim, o conceito de planejamento passa por antecipar cenários futuros com a calma e a tranquilidade do presente. E por que isso é importante?

Porque, dessa forma, quando o futuro chegar, não será tomado pelo caos.

Há muitas objeções que fazem com que um indivíduo não planeje a sua vida e, com isso, conviva com a desorganização e a tal da “falta de tempo”.

Uma dica que sempre dou e que tende a ajudar as pessoas a se comprometerem com o seu planejamento é honrar a palavra. 

Um estudo conduzido pela Dra. Gail Matthews, Professora da Dominican University da Califórnia, apontou que escrever as suas metas no papel aumenta em 42% as chances de realizá-las.

Além disso, a pesquisa também revelou que há um aumento ainda maior no cumprimento das metas quando as mesmas são compartilhadas e são utilizados relatórios de progresso. Ou seja: compartilhar os seus objetivos com pessoas próximas contribui para que você chegue ainda mais longe!

Já um outro estudo publicado no The British Journal of Health Psychology descobriu que 91% das pessoas que planejaram a intenção de se exercitar anotando quando e onde iriam realizar exercícios conseguiram seguir adiante.

Portanto, que tal começar por aí? Escrever no papel faz aumentar o compromisso de você com a sua palavra. Por que não aproveitar esta estratégia a seu favor então? 

Planejadores e Executores: quais as diferenças entre estes perfis?

Os planejadores possuem capacidade de planejamento como característica inata, mas muitas vezes não conseguem explorar este potencial ao máximo por estarem distraídos com tanta informação que conduz à procrastinação ou por estarem preocupados com detalhes associados a uma necessidade de perfeccionismo. 

Se identificou? Então permaneça comigo porque este artigo vai lhe ajudar.

Já os executores costumam criticar a etapa de planejamento por dois motivos principais, sendo o primeiro deles: “por que fazer se depois vou ter que mudar o que planejei?”.

Para esta objeção, deixo claro que um planejamento pode ser muito bom e, ainda assim, exigir adaptabilidade e mudanças, mas não é por isso que você deva deixar de planejar. Afinal, tudo o que for possível antecipar de cenários vai lhe ajudar lá na frente. 

Tenha em mente que tudo o que é planejado, por volta de 20% a 40% vai sofrer mudanças, mas isso faz parte do jogo.

Já para quem diz que planejar é perda de tempo porque não consegue seguir o que foi estabelecido, eu digo que isso acontece porque você não planeja com metodologia. Sem um método, você não sabe para onde está indo e, assim, não executa que foi planejado justamente porque nunca viu o planejamento funcionar.

Ou seja: o que está faltando nesses casos é aplicar uma metodologia e acreditar nela.

Para quem tem perfil executor, lembre-se que planejamento é parte da execução. Você não precisa se tornar o melhor planejador da noite para o dia,basta começar aos poucos, quem sabe escrevendo apenas 5 coisas que você tem que fazer por dia. O mínimo planejamento já é capaz de aumentar em muito a sua produtividade.

O que é planejamento estratégico?

O planejamento estratégico é algo bastante comum nos ambientes corporativos e, na prática, nada mais é do que o processo de criar a estratégia de uma empresa e definir metas e objetivos a serem alcançados. Ou seja: trata-se de realizar um diagnóstico da situação atual e uma projeção para o futuro.

Sempre fui uma pessoa muito organizada e planejada e, ao entrar no mundo corporativo, entendi que as organizações estavam sempre se planejando, pensando no futuro e nos próximos passos.

Os profissionais de cargos mais altos, como presidentes e diretores, costumam estar preocupados justamente com essa visão estratégica de para onde o negócio está caminhando. É exatamente isso que faz grandes empresas prosperarem!

E foi isso que me fez pensar, já nos primeiros anos da minha carreira: por que as pessoas não adotam essas mesmas filosofias e métodos amplamente difundidos em ambientes profissionais para as suas vidas pessoais?

Quando ia às minhas primeiras reuniões, me deparava com diversas técnicas e ferramentas, como SWOT e SMART, que podiam ser facilmente aplicadas na minha própria vida. E, com isso, tentava entender como conseguiria trazer as oportunidades  que aprendia na empresa para o meu dia a dia a fim de me tornar uma pessoa ainda mais organizada e planejada.

É nisso que acredito: na possibilidade de usar as bases do planejamento estratégico empresarial para tornar a sua vida pessoal mais produtiva também. Você já havia pensado assim?

O que é planejamento no trabalho?

Quando falamos sobre o que é planejamento e as suas definições, muitas pessoas fazem uma associação direta com o trabalho.

Afinal, planejar tem relação com organizar tarefas e recursos disponíveis para alcançar objetivos a partir de metas estabelecidas. E a maioria não pensa na vida pessoal a partir dessa ótica, não é mesmo?

Em minhas mentorias e programas, me deparo com muitos casos desse tipo. Indivíduos que se planejam muito bem no trabalho, mas não tão bem em casa. Por que isso acontece?

Normalmente, as pessoas se planejam mais no trabalho porque dão maior prioridade para essa esfera da vida, apesar de não admitirem. O que muita gente não se dá conta é que são as pequenas coisas do dia a dia que consomem muita energia, principalmente mental, como lavar roupa, fazer compras no mercado, pagar o cartão de crédito, agendar uma consulta no médico, lembrar das coisas que o filho precisa para a escola, entre outras. 

Se é justamente isso que dá dor de cabeça e, em muitos casos, gera conflitos em casa, por que não planejar a vida pessoal assim como a profissional? E mais: por que não fazer isso junto?

Ao otimizar o seu planejamento, a gestão de tempo e a produtividade tendem a melhorar também.

O que é planejamento automatizado?

Cada vez mais se fala sobre a automatização de processos com o auxílio da tecnologia, principalmente a inteligência artificial, e o planejamento não fica de fora dessa tendência.

Acredito que aplicativos e ferramentas digitais são muito úteis para automatizar e facilitar o dia a dia, mas precisamos nos lembrar de que aplicativos são ferramentas. Eles fazem o meio para um determinado fim. Mas se você não sabe o fim, não há muito que eles possam fazer. 

Lembre-se sempre: é impossível delegar o que nem você mesmo sabe fazer.

Por isso, sempre reforço a importância de ter uma metodologia, ou seja, uma base, para depois entender quais ferramentas vão contribuir para a execução do seu planejamento no seu dia a dia.

É aquilo que sempre falo: “não adianta eu te dar uma Ferrari se você não sabe nem dirigir”.

No caso do planejamento, não adianta ter a inteligência artificial preparada para te auxiliar se, antes de mais nada, você não consegue organizar a casa e delegar. 

Ferramentas existem aos montes por aí e muitas delas são bastante úteis, mas primeiro é preciso ter o método. Sem isso, você não chegará a lugar nenhum.

O que é planejamento financeiro?

Tanto pessoas como empresas se beneficiam de um bom planejamento financeiro, que nada mais é do que uma forma de administrar as finanças com organização, eficiência e sustentabilidade.

Planejamento, portanto, é algo fundamental para diferentes esferas da vida pessoal e profissional. Não se trata apenas de planejar as suas tarefas, mas o seu tempo, o seu dinheiro, e por aí vai.

Como sempre falo, planejar é sobre antecipar. Se você quer, por exemplo, fazer uma viagem no final do ano, mas não coloca no seu planejamento que precisa guardar dinheiro para isso, como vai atingir tal objetivo?

E mais: infelizmente, as pessoas que não se planejam financeiramente dificilmente fazem uma boa gestão de tempo, afinal, essas duas coisas estão de certa forma interligadas, concorda?

Com a vida cada vez mais agitada e diversas distrações o tempo todo, sem o planejamento adequado das tarefas e responsabilidades do dia a dia, muitas vezes o gerenciamento financeiro é esquecido.

Por outro lado, ao conseguir se planejar, você elenca como prioridade o gerenciamento financeiro, sem deixar para depois esse planejamento tão importante.

O que é planejamento de informação?

Por fim, é essencial se questionar se você sabe fazer uma boa gestão da informação na sua rotina, seja em âmbito pessoal ou profissional.

Esse tipo de planejamento contempla processos de organização, controle e disponibilização da informação.

No dia a dia, por exemplo, as pessoas são bombardeadas por informações de todos os lados. Nas redes sociais, salvam conteúdos que nunca mais serão visualizados. Tiram prints, enviam em grupos e, com isso, se perdem entre tantos dados e informações. 

A falta de planejamento nesse sentido, portanto, contribui para gerar mais ruídos na sua vida.

Eu, por exemplo, tenho uma conversa comigo mesmo no WhatsApp, a qual utilizo para enviar insights que desejo revisitar posteriormente. Assim, quando preciso dessas informações, sei onde procurá-las. 

Isso é planejamento da informação. E vamos combinar que quem não planeja nem as informações do dia a dia, como vai conseguir planejar todo o resto?

Quais são os melhores modelos de planejamento?

Agora que você já sabe o que é planejamento, inclusive alguns dos seus diferentes tipos, é importante compreender seus principais modelos. Confira:

Níveis de planejamento

Sempre deixo claro que para alcançar o tão almejado equilíbrio de vida é necessário que planejamento pessoal e profissional caminhem juntos. Para isso, a minha recomendação é que você se organize em 3 níveis:

1. Planejamento estratégico

O planejamento estratégico é aquela visão de longo prazo. Definições de objetivos e metas para o futuro. Na metodologia que apresentarei a seguir, o planejamento estratégico equivale ao Plano de Vida.

2. Planejamento tático

O planejamento tático é aquele em um nível mais tangível. Você já definiu sua estratégia e agora precisa estabelecer a tática para colocar sua estratégia em prática. Faz sentido? Na minha metodologia o planejamento tático equivale ao Planejamento Mensal.

3. Planejamento operacional

Por fim, o planejamento operacional está atrelado ao plano de ação da rotina e do dia a dia, ou seja, na minha metodologia, o planejamento operacional equivale aos planejamentos semanal e diário. 

Método One Page

Agora que você entendeu os níveis de planejamento de uma forma macro, vou lhe apresentar como colocar todos eles em prática, de uma forma simples e didática, em apenas 1 página. 

Pronto para aprender?

Plano de Vida

É sobre ir muito além da ótica de planejamento anual e pensar na sua vida como um todo. 

O plano anual prende as pessoas em curto prazo, fazendo com que elas se esqueçam de que têm muito mais do que 12 meses pela frente e não precisam planejar tudo o que desejam realizar apenas nesse curto período.

Um plano de vida depende de:

1. Definição de 5 áreas prioritárias da sua vida;
2. Para cada área prioritária, a estruturação de objetivos e metas de curto (até um ano), médio (de 2 a 5 anos) e longo prazo (mais que 5 anos).

A partir dessa mentalidade de longo prazo, você tem muito mais clareza sobre para onde está indo e como alcançar os seus objetivos.

Com o Método One Page (MOP), que eu mesmo desenvolvi e aplico com mentorados no mundo inteiro, você coloca tudo isso em apenas 1 página. Consegue acreditar?

Planejamento Mensal

Os objetivos e metas traçados no plano de vida alimentam o planejamento mensal.

Isso significa que cada área prioritária deverá ter por volta de 4 a 5 metas a serem cumpridas mensalmente. Confira um exemplo prático:

Meta mensal dentro da área prioritária Carreira no Plano de Vida:

• Mudar de emprego até junho de 2024.

Metas do mês:

• Entrar em contato com pelo menos 2 ex-colegas de trabalho para troca de experiências;
• Fazer 1 curso da minha área técnica;
• Me inscrever em 1 evento do meu segmento;
• Atualizar meu perfil no LinkedIn.

Dessa forma, você tem muito mais clareza sobre o que precisa fazer para atingir seus objetivos traçados no plano de vida e, assim, conquistar uma vida mais equilibrada e alinhada à sua essência.

E adivinhe? Tudo isso também é feito em 1 página com o MOP.

Planejamento Semanal

Se quiser aumentar a sua produtividade, é importante pensar na sua rotina a partir das semanas e não dos dias.

Para isso, é necessário equilibrar tarefas e compromissos a cada semana, contemplar responsabilidades de âmbito pessoal e profissional e fatiar grandes atividades em pequenas tarefas.

Por exemplo, dentro de organização financeira, você pode listar itens como:

1. Atualizar planilhas de gastos mensais;
2. Pagar conta de luz e água;
3. Separar dinheiro para investimento de longo prazo.

Dessa forma, você consegue visualizar muito melhor tudo o que tem para fazer naquela semana para, posteriormente, separar as tarefas ao longo dos dias.

Planejamento Diário

Da mesma forma que o Plano de Vida alimenta o Planejamento Mensal, o Planejamento Semanal alimenta o Planejamento Diário. A partir do planejamento semanal, você deve selecionar apenas 5 tarefas para serem executadas a cada dia.

Eu sei que você está pensando que 5 tarefas é muito pouco com tudo que você tem para fazer, né? Se sim, me envie uma mensagem ou comente aqui embaixo que eu lhe explicarei exatamente como quebrar esta objeção.

Para funcionar, é importante fazer essa definição das 5 tarefas no dia anterior a fim de criar uma rotina produtiva e, na hora dessa escolha, levar em consideração como será o dia que te espera. 

Caso haja muitos compromissos fora de casa na agenda, por exemplo, você já sabe que perderá muito tempo em deslocamento e, por isso, não terá tantas horas assim para tarefas que exigem concentração.

Assim, você faz escolhas mais conscientes e alinhadas àquilo que cabe em cada um dos seus dias.

Vá além das ferramentas, planeje com metodologia

Por mais que as ferramentas sejam muito importantes para colocar em prática tudo o que você aprende após compreender o que é um bom planejamento, o mais fundamental é ter uma metodologia.

Sem um método no qual você realmente acredita e que tem o potencial de te guiar por toda essa construção, de nada adianta ter dezenas de planilhas e aplicativos à sua disposição.

Compreenda a base antes de tudo, ou seja, o que mantém vivo o seu planejamento e, a partir disso, defina as ferramentas mais adequadas para partir para o plano de ação.

É nisso que eu acredito e é o que ensino aos meus mentorados!

Quer aplicar a Metodologia One Page com o meu acompanhamento? 

No próximo dia 13 de Setembro eu farei um evento online, fechado e ao vivo, onde detalharei cada uma dessas metodologias de planejamento associadas à uma técnica de gestão de tempo. 
Você terá 3 horas comigo para aprender os detalhes da metodologia, visualizar a forma como eu a aplico e tirar dúvidas relacionadas à sua circunstância e desafios. Para se inscrever, basta clicar aqui.