Conheça diferentes modelos de planejamento e seus principais benefícios

Muita gente não acredita quando digo que todos os modelos de planejamento (diário, semanal, mensal e de vida) podem ser feitos em uma única página de papel com o Método One Page. É assim que eu faço e pode ter certeza de que dá muito certo.

“Rodrigo, mas como faço para caber tudo em apenas 1 página?”, é o que me perguntam. 

E, para te explicar e mostrar que é possível, te convido para entender um pouco sobre os meus modelos de planejamento, além de outros tipos que também são muito utilizados em diferentes contextos, como negócios, projetos, finanças, carreira etc. 

Bora lá? Pegue a sua água, café ou um chá e vamos aprender juntos!

O que é um modelo de planejamento?

Um modelo de planejamento, como o próprio nome já diz, se trata de uma uma estrutura pré-definida que é utilizada para organização e mapeamento de metas e objetivos a serem atingidos. 

Funciona, portanto, como um roteiro que dá “o caminho das pedras” para que você tenha um direcionamento para saber como sair do ponto no qual se encontra hoje e chegar aonde deseja, seja a curto, médio ou longo prazo.

Existem várias metodologias por trás de um modelo de planejamento e, por isso, é importante entender qual atende melhor às suas necessidades.

Quais são os benefícios de usar um modelo de planejamento?

Um modelo de planejamento é importante porque contempla uma metodologia, o que é fundamental para garantir mudanças de mentalidade e comportamento a longo prazo.

Pessoas que sofrem com problemas de produtividade precisam entender, antes de mais nada, que as ferramentas (planilhas, templates, aplicativos, entre outros) são apenas atalhos. 

Normalmente, é difícil se manter firme com as ferramentas se não há uma metodologia embasando todo o processo, ou seja, não há uma trilha, uma linha de raciocínio que orienta a execução.

Eu tenho muita facilidade em me planejar porque toda semana faço a mesma coisa, sigo um mesmo modelo. Hoje, consigo fazer um planejamento semanal em apenas 15 minutos — tenho feito até algumas lives mostrando o passo a passo para quem me acompanha entender que é um processo rápido.

Quem tem o perfil planejador às vezes acaba querendo utilizar várias ferramentas e, com isso, se perde entre tantas opções. Para isso não acontecer, é necessário ter foco e saber priorizar na hora de se planejar e, por isso, recomendo o Método One Page, no qual é possível visualizar tudo em um único lugar (ao longo deste artigo, vou explicá-lo com mais detalhes).

4 tipos de planejamento baseados no Método One Page

Uma rotina produtiva depende de muitos fatores, sendo um deles a forma como você se planeja.

Um dos grandes erros que as pessoas cometem é a falta de organização e planejamento, uma etapa fundamental na busca por uma vida produtiva.

Ensino os meus mentorados o Método One Page, que desenvolvo e aplico há mais de 10 anos para que seja possível exercitar todos os planos (diário, semanal, mensal e de vida) com leveza e clareza. 

Veja abaixo os 4 tipos de planejamento que existem na minha metodologia:

1. Planejamento semanal

Eu sempre digo que para construir uma rotina produtiva, você deve pensar nela por semanas e não por dias. E, por isso, o planejamento semanal é o primeiro que ensino. Para mim, ter consciência sobre seus compromissos e tarefas ao longo da semana é essencial quando o assunto é produtividade. 

O que acontece (e vejo bastante nas entrevistas para as minhas mentorias) é que muita gente planeja apenas a vida profissional. É aí já mora o primeiro erro!

O planejamento semanal precisa incluir atividades da esfera pessoal também, desde uma consulta no médico até levar o carro para a oficina ou pendurar um quadro na parede de casa. Tudo isso ocupa espaço na sua mente, leva tempo e interfere na organização dos seus dias, por isso, não pode ser ignorado.

Outro ponto fundamental é garantir, durante a semana, o equilíbrio entre compromissos e tarefas. Se há muitas tarefas para fazer, então é necessário ter menos compromissos na agenda, ou vice-versa. É impossível dar conta de tudo na mesma medida.

E, por fim, mais uma dica importante é quebrar as suas grandes atividades em pequenas atividades. Por exemplo, dentro de obrigações de finanças você pode quebrar em:

• Pagar conta de luz;
• Atualizar planilha financeira;
• Fazer cálculos de gastos variáveis.

Assim, toda semana você terá, dentro de projetos de esfera pessoal ou profissional, pequenas ações que precisam ser executadas naquela semana. Não é preciso fazer tudo de uma vez, mas sim uma coisa de cada vez e é assim que o planejamento semanal pode lhe ajudar. 

2. Planejamento diário

Aqui, todos os dias você deve selecionar, em ordem de importância, 5 tarefas que foram colocadas no planejamento semanal e que deverão ser executadas naquele determinado dia.

Vale lembrar que o planejamento diário sempre deve ocorrer no dia anterior. Esse é um ponto essencial da metodologia que ensino e aplico. Planejar a sua quarta-feira no final da terça-feira é a forma mais eficaz de garantir uma rotina produtiva consistente.

Um ponto chave nessa estratégia é que, ao final do dia anterior você tem uma melhor noção do que te espera em termos de agenda no dia seguinte, sempre levando em conta que podem (e vão!) haver imprevistos também. Assim, você consegue escolher as tarefas condizentes com o dia que te espera.

Vamos supor que na quarta-feira você vai viajar e passar pelo menos 5 horas no aeroporto. Diante disto, na terça-feira anterior, você escolhe para este dia tarefas que são mais adequadas para fazer nesse tipo de contexto. Entendeu o segredo para aumentar a produtividade no seu dia a dia?

3. Plano de vida

Aqui a conversa começa a ficar mais séria. Plano de vida é papo de gente grande. E o primeiro passo para desenhar um plano de vida é sair da ótica de plano anual.

Não acredito em planejamento anual porque é uma forma muito “pequena” de pensar. Precisamos planejar com maior amplitude, ou seja, considerando a direção que você está tomando na sua vida e não apenas no ano.

A construção desse tipo de plano passa pelo seguinte:

• Definir 5 áreas prioritárias;
• Para essas áreas prioritárias, definir objetivos e metas para curto (até um ano), médio (de 2 a 5 anos) e longo prazo (mais que 5 anos).

Lembrando que os objetivos são O QUE você deseja alcançar e as metas o COMO você pretende chegar lá. Ao longo das sessões de mentoria, aprofundo nesses conceitos e compartilho ferramentas e templates que ajudam bastante nessas definições.

Mas, de uma forma geral, é assim que se navega em um plano de vida: ancorando objetivos de longo prazo e sabendo para onde você está caminhando.

Afinal, se você não sabe para onde está indo, qualquer caminho serve, não é mesmo?

4. Planejamento mensal

Por fim, o planejamento mensal é o “filho” do plano de vida. 

Ou seja: baseando-se nas suas áreas prioritárias, tudo o que você coloca como objetivos e metas no plano de vida é utilizado para alimentar o planejamento mensal.

Cada área prioritária da sua vida definida no plano de vida tem por volta de 4 ou 5 metas para serem cumpridas a cada mês, por exemplo:

Meta para a área prioritária da Saúde no Plano de Vida: 

• Perder 5 kg até Setembro de 2023.

Metas do mês:

• Consultar um(a) nutricionista
• Perder 1kg este mês
• Fazer um check up completo
• Criar uma rotina de academia
• Correr 2x por semana

É claro que podem (e vão!) surgir imprevistos e circunstâncias não planejadas ao longo do caminho, por isso, o plano mensal tem uma abertura para ajustes. 

E por isso ele é o jogo mais complexo, adequado para quem realmente quer uma vida produtiva e não apenas uma rotina produtiva. Entender essa distinção, apesar de simples, não é fácil, e só é possível na prática. Por isso eu estou aqui para acompanhar você!

10 diferentes tipos de modelos de planejamento estratégico mais conhecidos

É claro que, além do Método One Page, existem outros modelos de planejamento muito utilizados nos negócios, carreira, finanças e outras esferas de âmbito pessoal e profissional. 

Vale a pena conhecer para entender quais funcionam melhor para os seus objetivos e necessidades. Confira mais detalhes:

OKR

O método OKR significa “Objectives and Key Results” e foi criado pelo ex-CEO da Intel, Andrew S. Grove. Tornou-se conhecido quando um dos investidores do Google, John Doerr, apresentou a metodologia aos funcionários e a mesma foi responsável por guiar o crescimento da empresa.

Como o próprio nome já diz, há dois principais componentes no OKR:

• Objetivos (O): uma declaração sobre a direção desejada, ou seja, o objetivo a ser alcançado.
• Resultados-chave (KR): as metas, que são o caminho para o atingimento do objetivo.

Normalmente, o objetivo é qualitativo e os resultados-chave são quantitativos, sendo que são definidas por volta de 2 a 5 metas para cada objetivo.

Os objetivos devem ser claros e concisos, enquanto os resultados-chave precisam indicar se o objetivo foi atingido em determinado período, que costuma ser trimestral para OKRs táticos e anual para os estratégicos.

Estrutura de Baldrige

Criada em 1988 pelo secretário de Comércio dos Estados Unidos, Malcolm Baldrige, esse modelo de planejamento nasceu da necessidade das empresas americanas se concentrarem na qualidade para se manterem competitivas em um mercado global.

Apesar de, no início, ter sido desenvolvido como uma avaliação da qualidade do negócio, os chamados Critérios de Baldrige evoluíram para um sistema de gestão mais abrangente. 

O método analisa o perfil organizacional a partir de sete critérios que são sustentados por uma lista extra de valores e conceitos considerados fundamentais. Vale reforçar que a Estrutura de Baldrige é revisada de tempos em tempos a fim de se manter atualizada de acordo com as tendências do mercado, mas os critérios utilizados costumam ser constantes e incluem:

• Liderança: como está a visão e a governança da empresa?
• Estratégia: como a organização está se preparando para o futuro?
• Clientes: eles são ouvidos e estão satisfeitos?
• Medição, análise e conhecimento de grupos: os dados e informações são confiáveis e utilizados para tomar decisões?
• Força de trabalho: como os funcionários são motivados e capacitados?
• Operações: são eficazes na entrega de resultados de qualidade?
• Resultados: qual o desempenho da empresa nos demais critérios?

As organizações que aplicam o método se beneficiam pelos seguintes motivos:

• Perspectiva externa capaz de identificar oportunidades de melhoria e pontos fortes ao analisar cada organização a partir do mesmo conjunto de critérios baseados em negócios de alto desempenho;
• Líderes alinhados;
• Foco nas maiores prioridades organizacionais.

Análise PEST

PEST é um acrônimo: Política (P), Economia (E), Social (S) e Tecnologia (T). Alguns dizem que é importante acrescentar também fatores Ambientais e Legais, por isso o método também é conhecido como matriz PESTAL.

A análise PEST tem como principal objetivo oferecer uma visão macro da organização a partir do entendimento de fatores externos.

A partir disso, os fatores analisados são separados em tópicos para a realização de um exercício de pesquisa e aprofundamento. O foco aqui é entender como as tendências externas podem ter algum tipo de impacto nos negócios.

Esse tipo de análise é muito interessante em situações como o lançamento de um novo negócio ou a expansão de atividades para outros mercados, mas também não deixa de beneficiar empresas que desejam simplesmente se manter atualizadas em relação às movimentações do mercado.

Bullet journal

O bullet journal é um modelo de planejamento criado por Ryder Carroll que valoriza a criatividade.

Consiste em utilizar um caderno e transformá-lo em um método de organização em que é possível personalizar as folhas a fim de planejar as atividades dos seus dias, além de acompanhar o seu desenvolvimento e a manutenção de hábitos.

O seu diferencial em relação aos outros métodos é a possibilidade de criar uma espécie de caderno de artista, repleto de desenhos e colagens, ou optar pelo minimalismo. Ou seja: há total liberdade para criar um layout que funcione melhor para as suas necessidades e, para começar, o ideal é procurar por algumas inspirações.

No bullet journal, as tarefas, eventos, notas, ideias e prioridades são descritas brevemente, com frases simples. Carroll também criou um sistema de símbolos (bolinhas, traços etc) para organizar as categorias (eventos, ideias etc) e, assim, ser capaz de visualizar melhor o todo.

Eu particularmente acho o BuJo mais complexo do que se propõe a ser. Mas no mercado internacional ele é tido como uma metodologia simples. Sou suspeito para falar, mas o Método One Page é muito mais simples e eficaz, não é?

5 forças de Porter

O modelo foi criado em 1979, por Michael Porter, e até hoje é muito utilizado nos negócios por ser uma espécie de framework que analisa as suas forças competitivas, que são as seguintes:

1. Rivalidade entre concorrentes;
2. Poder de barganha dos fornecedores;
3. Poder de barganha dos compradores;
4. Ameaça de produtos ou serviços substitutos;
5. Ameaça de novos entrantes.

Esse tipo de análise é importante porque revela qual é a posição de uma empresa no mercado, deixando claro seus pontos positivos e negativos. Organizações de qualquer porte ou segmento podem se beneficiar desse método.

Análise SWOT

A análise SWOT foi criada nos anos 60 por Albert Humphrey, na Universidade de Stanford.  Trata-se de um modelo de planejamento estratégico que contempla a análise de cenários internos e externos para tomadas de decisões.

Consiste na observação de quatro fatores:

• Forças: vantagens e diferenciais competitivos;
• Fraquezas: pontos internos que podem prejudicar ou interferir negativamente nos negócios;
• Oportunidades: forças externas positivas para a empresa;
• Ameaças: forças externas negativas para a empresa.

As forças e fraquezas estão atreladas ao tomador de decisão, ou seja, a empresa em si, enquanto as oportunidades e ameaças dizem respeito a fatores externos, fora do controle do negócio. Portanto, estamos nos referindo ao ambiente interno e externo, respectivamente.

Business Model Canvas

Criado pelo consultor suíço, Alexander Osterwalder, o Business Model Canvas pode parecer um simples diagrama, mas na realidade facilita análises e permite que todo o negócio seja visualizado em uma única página/slide.

E por que isso é interessante? Porque, dessa forma, não é mais preciso ler um documento enorme, repleto de textos e números, a fim de entender o modelo de negócios e as estratégias definidas.

Alguns pontos importantes sobre esse modelo de planejamento são:

• O quadro permite a compreensão rápida sobre o que se trata o negócio por meio de uma análise de blocos e da interação entre eles;
• O formato estimula a cocriação e o envolvimento de várias pessoas;
• É uma ferramenta útil para evidenciar e planejar a validação de hipóteses sobre a viabilidade do negócio.

Abaixo, confira o quadro criado por Alexandre, que é formado por 9 blocos:

5W2H

O método 5W2H se trata de uma ferramenta de gestão usada com o objetivo de definir direcionamentos estratégicos de um plano. Ao responder sete perguntas, é possível entender os próximos passos para que o projeto seja colocado em prática.

Trata-se de uma metodologia simples e fácil de ser implementada e os elementos que a compõem são:

• What? (o quê?): descrição sobre o que se trata o projeto, ou seja, um resumo simples;
• Why? (Por quê?): entendimento do propósito  do projeto;
• Where? (Onde?): qual a localização em que o projeto será executado, com detalhes sobre a região, cidade, plataforma etc;
• When? (Quando?): é preciso definir prazos e etapas para a execução do projeto;
• Who? (Quem?): definição dos profissionais responsáveis pelas tarefas;
• How? (Como?): os caminhos que serão utilizados para atingir os objetivos propostos;
• How much? (Quanto?): o custo e os investimentos (financeiros ou não) necessários para a execução do projeto.

Modelo 7s

No final dos anos 70, Thomas J. Peters e Robert H. Waterman, da consultoria McKinsey, criaram o Modelo 7s, que avalia sete elementos fundamentais que precisam ser alinhados para que uma empresa tenha sucesso.

Tais elementos são categorizados como “suaves” ou “rígidos”.

Os rígidos são tangíveis, fáceis de identificar e da gestão influenciar imediatamente:

• Estratégia: se trata do plano da organização para aumentar a sua vantagem competitiva;
• Estrutura: como a empresa está organizada em termos de hierarquia;
• Sistemas: procedimentos, processos e práticas da equipe que revelam como o trabalho é executado.

Já os suaves não são tangíveis e acabam sendo mais difíceis de descrever, pois se tratam de aspectos que estão sempre em mudança ou desenvolvimento:

• Valores compartilhados: os valores presentes na cultura organizacional corporativa e na ética de trabalho ;
• Estilo: são os padrões comportamentais típicos de grupos como gerentes e outros profissionais;
• Equipe: são os funcionários da empresa e suas aptidões gerais;
• Habilidades: as principais competências distintas da organização.

O diagrama do Modelo 7s aponta a interdependência dos 7 elementos. Os valores compartilhados estão no centro do modelo para reforçar que são fundamentais para o desenvolvimento de todos os outros elementos críticos.

Escolha um modelo de planejamento para aplicar na sua vida

Conforme você aprendeu ao longo deste artigo, existem vários modelos de planejamento. O mais importante é escolher aquele que atenda às suas necessidades e seguir com ele.

Não adianta querer usar todos os métodos de uma vez, porque isso só vai complicar ainda mais o seu dia a dia. Às vezes, informação demais acaba mais prejudicando do que ajudando, do mesmo jeito que acontece quando, por exemplo, você está esperando um filho e resolve consumir conteúdo sobre o assunto em diversas fontes.

Pode ter certeza de que isso vai deixar você mais perdido do que informado, afinal, não saberá por qual caminho seguir.

Eu gosto de metodologias práticas e simples, por isso, o Método One Page me atende muito bem na criação dos meus planejamentos. Às vezes, não precisamos ficar inventando a roda para criar algo genial e eficaz, basta apostar na simplicidade, sabe?

Se você se identifica com o meu modelo de planejamento, que tal conhecer todos os meus programas?

Sim, há sempre uma mesma metodologia aplicada em tudo o que ofereço aos mentorados, mas o bacana de cada processo é a personalização.

Sempre busco, em maior ou menor grau, dependendo do tipo de programa, entender a realidade de cada mentorado para ajudá-lo a gerar transformações positivas na sua rotina e na sua vida.

Não é uma receita de bolo, entende? Ou melhor, é uma receita de bolo mas adaptável para satisfazer todos os paladares. Por isso eu consigo adaptar a metodologia para cada um, afinal, os desafios e dificuldades mudam de pessoa para pessoa.

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