Descubra como fazer a gestão do tempo de maneira eficiente

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Muitas pessoas simplificam demais o conceito de gestão do tempo, acreditando que está associado somente ao ato de planejar e organizar o dia a dia, colocando as tarefas a serem realizadas na agenda.

Mas não se engane! Planejamento é diferente de gestão do tempo e você precisa entender isso para conseguir realizar todas as atividades que deseja no seu dia, semana, mês e, é claro, no ano.

Ao longo deste artigo, explico a minha visão sobre gestão de tempo e, inclusive, compartilho algumas orientações que fazem parte da minha metodologia Produtividade Consciente, que tem como objetivo orientar meus mentorados rumo à construção de uma vida muito mais produtiva, leve e equilibrada.

Bora lá comigo? Pegue uma água, um café ou um chá, tire os sapatos, e aproveite a leitura!

O que é gestão do tempo?

Apenas planejar o seu tempo não é o mesmo que fazer gestão de tempo. Ou seja, é preciso muito mais do que somente ter consciência sobre quais são as tarefas que serão executadas em um determinado período.

Em termos de estratégias de gestão de tempo, temos que começar olhando para a semana. Na minha metodologia, criamos um Triângulo de Equilíbrio para entender quantas horas são dedicadas ao sono, trabalho e lazer. A partir desse diagnóstico, você tem um retrato real da distribuição do seu tempo e consegue comparar com o cenário ideal (aquilo que deseja alcançar) para começar a trabalhar nos ajustes que precisam ser feitos. 

Isso é gestão do tempo, percebe? É ter clareza sobre como estão sendo gastas (ou investidas!) as horas do seu dia e da sua semana para, assim, conseguir alterar o que for necessário a fim de conquistar maior equilíbrio.

Diferenças culturais de gestão do tempo 

Um paralelo que gosto bastante de fazer é em relação à gestão financeira. Você não faz a sua gestão financeira apenas planejando o que vai gastar (ou investir!) de dinheiro no próximo dia ou semana, certo?

Se você faz uma gestão financeira minimamente decente, você avalia os seus ganhos no mês ou no ano e tem clareza sobre quanto está sendo alocado com despesas como casa, comida e gasolina, quanto está sendo investido em educação, quanto está sendo investido no seu futuro e da sua família, etc.

Aliás, aqui existe um ponto interessante sobre as diferenças entre gestão financeira no Brasil e nos Estados Unidos que se estende à gestão de tempo. Já reparou que os brasileiros têm o hábito de gerir suas finanças olhando apenas para os ganhos e custos mensais? Não à toa os cartões de crédito lucram tanto com as compras parceladas. Outro dia vi um supermercado no Brasil fazendo compras parceladas. Já pensou no absurdo que é isso? 

Aqui nos Estados Unidos não existe isso de “parcelar”. Além disso, via de regra, os salários são tratados em valor/hora e valor/ano. Isso dá duas perspectivas importantes que facilita as pessoas associarem tais valores a custos no seu dia a dia e ao mesmo tempo a olhar investimentos no ano. Eu explico:

Quando um americano sabe que ganha 10 dólares por hora, tende a pensar se vale a pena gastar essa mesma quantia em um lanche no McDonald’s que tem esse mesmo valor. Ou seja, fica muito fácil para eles associarem o valor do que estão prestes a consumir com o equivalente a 1 hora de trabalho. Entende o benefício disso para relacionar tempo e dinheiro nas ações do presente?

De forma análoga para situações de longo prazo, quando um americano sabe que ganha $70.000,00 por ano e que a casa que está prestes a comprar vale $280.000,00, ele tem plena consciência de que a casa vale “4 anos de trabalho”.  Percebe como esse nível de consciência deixa tudo mais claro e contribui para a tomada de decisões?

Dessa forma, as pessoas passam a ter uma percepção de valor diferente, um respeito com o dinheiro que o brasileiro nem sempre tem. O mesmo vale para a gestão do tempo: você está de fato valorizando o seu tempo? Vale começar a pensar sobre isso!

Qual é a importância da gestão do tempo?

O grande valor do gerenciamento de tempo é que, se bem executado, contribui para investir o seu tempo e deixar de gastá-lo com o que não importa.

O ideal é começar essa gestão olhando para os dias e as semanas, de acordo com o exercício do Triângulo de Equilíbrio que citei anteriormente. A partir disso, conforme você for progredindo, consegue criar uma ótima visão mensal e anual também. 

Outro paralelo que gosto bastante de fazer que deixa clara essa questão do gasto versus o investimento de tempo, é o entendimento sobre a relação que existe entre gestão de tempo e gestão da atenção.

Vamos lá, pense comigo: quando você coloca atenção em tarefas que geram valor para si, está ganhando tempo. Já quando a atenção está voltada para coisas supérfluas, que não agregam valor, é uma perda de tempo. Percebe como o gasto ou o investimento inteligente de tempo estão atrelados ao seu foco?

Inclusive, aqui vai uma dica de ouro: aqui nos Estados Unidos, diferentemente do Brasil, as pessoas dividem o dia em 6 e não em 3 blocos. Eu explico: 

No Brasil, é muito simples, o seu dia é dividido entre manhã, tarde e noite, certo? Por isso, quando você tem uma reunião que vai das 9h às 11h da manhã, já perdeu praticamente esse período inteiro.

Nos EUA, por outro lado, a divisão que a maioria dos profissionais segue é a seguinte:

  • Early morning: que pode ir das 5h às 8h ou das 6h às 9h;
  • Morning: das 8h às 11h ou das 9h às 12h;
  • Noon: das 11h às 12h ou das 12h às 14h;
  • Afternoon: das 13h às 16h ou das 14h às 17h;
  • Evening: das 16h às 18h ou das 17h às 19h;
  • Night: das 19h às 21h ou das 20h às 22h.

Percebe a diferença? Essa é uma forma mais oportuna de aproveitar o seu tempo.

Um exemplo prático de como isso está enraizado na população é o fato de que ao sair de qualquer mercado americano depois das 15h, as pessoas já desejam “have a good evening”. Curioso e bem diferente da cultura brasileira, né?

Quais são os benefícios da gestão do tempo?

A pessoa que faz uma boa otimização do seu tempo sai ganhando em diversos aspectos. Na minha opinião, o principal benefício está atrelado ao equilíbrio entre vida pessoal e profissional que é possível conquistar. E, naturalmente, isso reverbera em outras esferas.

Ao garantir que você não está mais gastando e sim investindo o seu tempo, tenha a certeza de que irá se deparar com as seguintes vantagens:

  • Menos estresse;
  • Maior produtividade;
  • Muito mais liberdade de tempo;
  • Depósito de energia e foco naquilo que agrega valor para si;
  • Redução da procrastinação.

Diante de tudo isso, é claro que a saúde sente os impactos positivos também. Quando a vida está mais equilibrada e você não está sobrecarregado, é natural que o corpo e a mente se beneficiem.

Pense comigo: quando você consegue destinar o tempo desejado para aquelas três esferas — lazer, trabalho e sono — a tendência é alcançar maior equilíbrio e se sentir mais satisfeito com a rotina e a vida que está construindo. Não há como negar que isso é bom demais, concorda?

Quais são os principais desperdiçadores do tempo?

Existem muitos fatores que nos fazem desperdiçar o nosso tempo, mas acredito que na era atual o principal deles seja o celular. Afinal, quantas vezes por dia você para o que está fazendo para checar as notificações das redes sociais ou responder às mensagens não lidas?

É viciante. Quando o aparelho está ao nosso alcance, é como se perdêssemos o controle sobre as nossas próprias mãos. Por isso, a minha maior dica é deixar o smartphone em outro cômodo nos momentos em que for preciso focar em uma tarefa. Assim, você garante que aquela tentação não irá atrapalhar, independentemente de ser uma atividade de lazer, trabalho ou até mesmo um momento de sono.

Outras distrações do dia a dia, como as dezenas de abas abertas no computador ou os barulhos externos, também causam interrupções que precisam ser controladas quando se está no modo foco.

E é claro que quando você toma decisões sem levar em conta o seu cenário atual de tempo, a tendência é fazer escolhas que não cabem em sua vida no momento. Isso acontece, por exemplo, quando você compra um curso que exige 40 horas de dedicação e, na realidade, não tem esse tempo disponível. Percebe como isso faz com que você desperdice horas preciosas, ou seja, você está gastando e não investido o seu tempo. Pegou a ideia?

Como a procrastinação afeta a gestão do tempo?

Procrastinar é postergar, ou seja, deixar para depois algo que deveria estar sendo feito agora. Quando uma pessoa opta por esse comportamento, significa que está escolhendo fazer algo mais confortável naquele momento, que exige menos gasto de energia.

Fica claro, portanto, que o tempo que você passa procrastinando está sendo perdido e não investido, certo? Quando não há senso de presença naquilo que o indivíduo se propõe a fazer, naturalmente há perda de tempo.  Procrastinar é uma condição natural dos seres humanos. O problema não é esse. O problema é economizar energia para consumi-la em coisas pouco importantes. Por isso, é tão importante aprender a dominar a procrastinação.

Inclusive, olha só uma pergunta que sempre faço aos meus mentorados e que tem total relação com isso tudo: você gostaria de fazer em 6 meses tudo o que precisa realizar em um ano? 

Normalmente, eles respondem que sim e, então, eu questiono novamente: isso significa que você viveria apenas 6 meses em um ano, certo? Nessa hora, a tendência da maioria é dizer que não quer reduzir o tempo de vida pela metade.

O que podemos aprender com essas perguntas é simples… Quando você tenta ganhar tempo em coisas que não fazem sentido, acaba criando armadilhas para si mesmo. Está apenas acelerando ao invés de investir no ganho de tempo, percebe? É sempre isso o que você precisa ter em mente!

Continue aprendendo na Comunidade Rotina Produtiva

Se você gostou de conferir, ao longo deste artigo, um pouquinho sobre como realizar a gestão do seu tempo de maneira inteligente, que tal continuar aprendendo com a minha metodologia?

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