É muito intrigante analisar como a gestão de tempo não é levada tão a sério na nossa sociedade. Isso acontece porque o ser humano tende a não respeitar o tempo, afinal, ele vem de graça. Todos os dias, acordamos e temos mais 24 horas pela frente.
Agora, se fizermos uma comparação, a gestão financeira, por exemplo, recebe muito mais atenção porque, de alguma forma, nos sentimos obrigados a realizá-la. Todo mundo precisa ter o mínimo de noção sobre o quanto entra e o quanto sai de dinheiro todo mês — e essa seriedade é resultado do fato de que o dinheiro não vem de graça.
Mas a gestão de tempo também exige cuidado e organização, pois impacta diversas esferas da sua vida. Por isso, é necessário entender quais são os 7 principais erros que podem estar atrapalhando esse processo. E é sobre isso que falo neste artigo.
1. Fazer o urgente ao invés do importante
Muitas coisas urgentes podem surgir ao longo do seu dia, mas se você não souber diferenciar o que é urgente do que é importante, vai ficar apenas apagando incêndio o tempo todo.
É fundamental não confundir o tempo que você trabalha com a qualidade daquilo que você está fazendo.
Nossa sociedade é estruturada de tal forma que valoriza, acima de tudo, a quantidade de horas trabalhadas, mas a verdade é que ninguém é produtivo 8 horas por dia. E, na realidade, ser produtivo não está atrelado a esse número de horas.
Por isso, é mais importante focar naquilo em que você trabalha do que por quanto tempo trabalha. Afinal, de que adianta trabalhar 70 horas por semana e não estar caminhando na direção certa? Seu esforço extra só vai lhe afastar mais ainda dos seus objetivos. Consegue perceber isso?
A solução
Que tal reduzir a sua to do list para 3 a 5 itens? No método de planejamento diário que aplico na minha mentoria, ensino as pessoas a colocarem uma quantidade limitada de tarefas no dia justamente para filtrar o que é importante.
“Ah, Rodrigo, mas eu tenho 50 coisas para fazer no dia, como vou limitar a 5?”.
Bom, eu também tenho 50 coisas para fazer. Mas se eu não fizer as 5 que preciso fazer para tentar fazer as outras 45 que não são tão importantes como as 5, de que adianta? Essa é uma forma simples de você estabelecer prioridades na sua rotina.
Outra dica é combinar pequenas tarefas. Vamos supor que você tem quatro contas para pagar. Ao invés de pagar uma por dia, vale reservar um horário para fazer essa tarefa de uma vez só ao invés de realizar tudo “picado” ao longo do dia ou da semana.
Uma outra estratégia é utilizar a lei dos 2 minutos. Conhece essa? No meu livro “Equilíbrio”, disponível na Amazon, eu descrevo exatamente como utilizar essa e outras leis em favor da sua produtividade.
2. Abrir espaço para distrações
Uma pessoa sem planejamento e sem clareza sobre o que tem para fazer fica muito vulnerável e exposta. Ela até vai trabalhar, mas não necessariamente com produtividade.
Assim que uma distração passa, ela perde a atenção e começa a fazer várias coisas que não são assim tão importantes. Esse é o maior inimigo da produtividade, por isso, não recomendo deixar muito espaço para as distrações.
A solução
Eliminar distrações, mas como?
Se você trabalha em home office, avise as pessoas da casa quando você vai ficar totalmente focado para que elas não interrompam.
Além disso, colocar o celular em modo foco ou tirá-lo do seu alcance também são estratégias eficientes, assim como criar um ambiente que favoreça a sua concentração (sons, luzes e cheiros podem ajudar).
3. Afundar-se no tempo perdido e matar a sua gestão de tempo
Há uma expressão em inglês, “sunk cost”, que significa “custo irrecuperável” ou “dinheiro já investido”. Trata-se do seguinte: se eu já investi 1000 dólares em um fundo, mesmo tendo perdido 100, não vou tirar o dinheiro. Vou colocar mais e continuar tentando para tentar reverter a situação de perda.
Quando viajei a Las Vegas, em 2019, eu caí nessa armadilha. Depois de algumas apostas bem sucedidas eu estava ganhando cerca de $300. A boa sorte me fez apostar mais, até que comecei a perder o dinheiro ganho. A cada dólar perdido eu tentava voltar àquilo que eu já tinha ganho, até perder tudo e sair sem nada. Valeu a diversão, mas ficou a lição.
Podemos fazer um paralelo dessa história com a gestão de tempo. Imagine aquela pessoa que estudou mais de 6 anos para se formar em direito e, por ter feito tudo isso e se esforçado tanto, continua seguindo esse caminho mesmo estando infeliz. Ou seja: continua por 30 anos infeliz no trabalho para tentar resgatar aqueles 6 anos dedicados à faculdade. É ou não é uma insanidade?
O que quero dizer com isso é que uma decisão do presente não precisa se tornar um investimento ruim no futuro. Você pode (e deve, se sentir que for necessário) mudar a rota para gerir o seu tempo de maneira muito mais inteligente e alinhada àquilo que deseja para si mesmo.
A solução
Na minha mentoria, trabalhamos o plano de vida, que é fundamental para resolver esse problema de gestão de tempo.
Ter um plano de vida e trabalhar frequentemente nele é essencial para garantir esses ajustes de rotas que são naturais em um mundo dinâmico que evolui rapidamente. Ou seja: analisar se aquilo que você planejou lá atrás continua fazendo sentido hoje e não ter medo de parar de dedicar tempo e energia em coisas do passado que não se encaixam mais na sua vida atual.
4. Deixar uma hora improdutiva se tornar um dia improdutivo
Quando o dia começa errado, não significa que vai ser assim até terminar. Você não pode permitir que um momento ruim do dia atrapalhe todo o restante.
Eu, por exemplo, algumas semanas atrás, tive um desses dias. Era uma quinta-feira de chuva. e todos os dias eu levo meu filho para a escola aqui nos Estados Unidos. Naquela quinta-feira ele demorou um pouco mais para tomar seu café da manhã e acabamos nos atrasando.
Isso fez com que eu atrasasse para deixá-lo na escola e precisei atender a primeira reunião do dia pelo celular, no trânsito! Esse é o tipo de coisa que pode acabar com meu humor no dia. Eu estava irritado com a forma que o meu dia tinha começado e percebi que estava virando uma bola de neve.
O que eu fiz? Fechei o computador, respirei por 5 minutinhos, tomei água, conversei com a minha esposa e recomecei o dia às 10 horas da manhã.
E posso te falar? Terminei a quinta-feira no parque com a minha família e o saldo final foi bem positivo. Tudo isso porque não permiti que as primeiras horas da manhã influenciassem em como o dia todo seria. Consegue entender isso?
A solução
Aqui nos Estados Unidos, não separamos o dia apenas em manhã, tarde e noite. Também há o costume de criar blocos dentro desses três períodos, como “early morning”, “late morning”, “early afternoon”, “late afternoon” e por aí vai.
Esse tipo de visão ajuda bastante a separar o dia em blocos e virar a página quando algo não começa bem.
5. Multitasking: o maior inimigo da gestão de tempo
Essa é a maior mentira que existe sobre produtividade: achar que é possível fazer duas ou mais coisas ao mesmo tempo.
Há alguns anos, li o livro “Rápido e devagar: duas formas de pensar”, que fala sobre termos dois sistemas na nossa mente: o rápido (que é como um piloto automático) e o devagar.
O autor diz que 95% das coisas que fazemos são operadas pelo sistema devagar e não é possível recrutar duas atividades para esse sistema executar. Mas você pode, por exemplo, fazer duas atividades no sistema rápido, como tomar banho e escutar música ao mesmo tempo.
Um exemplo interessante é sobre dirigir e mexer no celular. Dirigir é um habilidade que está no sistema rápido, afinal, a maioria das pessoas com experiência faz no piloto automático. Justamente por isso, você acredita que consegue fazer outra coisa ao mesmo tempo, como mexer no celular, mas a verdade é que não consegue.
Até é possível dirigir e mexer no celular, mas você não será capaz de reagir com o sistema rápido diante de uma situação de urgência, o que pode causar uma tragédia. Ninguém quer bater o carro (e perder tempo e dinheiro) porque foi ver uma mensagem no celular, né?
A solução
Simples: fazer uma coisa de cada vez. Não há nenhuma ferramenta milagrosa aqui, apenas aceitar que você precisa respeitar o tempo de cada tarefa que se propõe a executar.
6. Não definir prazos para as suas tarefas
Você já ouviu falar na Lei de Parkinson? A Lei de Parkinson diz que o tempo se ajusta ao prazo que você dá a ele.
Vamos ao exemplo: você tem um trabalho em grupo da faculdade que precisa ser entregue na segunda-feira. Quando vão terminá-lo?
Provavelmente no domingo à noite ou na própria segunda de manhã. Isso porque o tempo se ajusta ao deadline determinado para a tarefa.
A solução
Definir prazos mais apertados para encurtar a entrega e não ficar enrolado, ou seja, não deixar ao acaso.
7. Não saber dizer “não”
Dizer “sim” para tudo é muito ruim e, no Brasil, esse é um comportamento ainda mais comum.
No trabalho, as pessoas têm ainda mais dificuldade. A maioria dos meus mentorados brasileiros não consegue dizer “não” para reuniões, mas sempre reforço que, por mais desconfortável que seja, é necessário.
Saber dizer “não” para os outros é uma forma de dizer “sim” para você mesmo. Todo não tem um sim e, normalmente, esse sim é para você.
A solução
Comece aos poucos, ou seja, transformando um pequeno “sim” em um “não”: negando coisas pequenas mesmo, como uma reunião ou um favor que alguém pediu. E é claro, não deixe de comemorar depois. Lembre-se que um não para alguém é um sim para você.
Bônus: Perfeccionismo, um mal para a gestão de tempo
É fato que o perfeccionismo acaba com a sua gestão de tempo, porque você acha que tudo o que faz está sempre inacabado e fica lapidando eternamente.
Por isso, elimine o perfeccionismo do seu vocabulário e tenha em mente que não ser perfeccionista não significa fazer algo com baixa qualidade. Não é 8 ou 80!
Lembre-se: o perfeccionismo é nocivo quando chega ao ponto que te paralisa.
Quer eliminar esses erros de gestão de tempo da sua vida? Conheça a minha mentoria!
Na minha Mentoria de Produtividade e Gestão de Tempo, fazemos uma atividade chamada auto análise de rotina, com o objetivo de colocar as dicas deste artigo em prática baseando-se em dados da sua própria rotina e circunstâncias da sua vida.
Dessa forma, a mentoria foge de um processo impessoal, pois é baseada nas suas particularidades. Assim, é possível enxergar como os erros identificados atrapalham a sua gestão de tempo e quais ações de melhorias são as mais adequadas.
Esse é só um pedacinho da mentoria. Além disso, trabalhamos:
- Mapeamento de perfil e autoconhecimento
- Funil de avaliação de objetivos para o plano de vida
- Revisão de performance de gestão de tempo e plano preliminar de produtividade
- Plano de ação e calendário de milestones
Quer saber mais e se inscrever? Acesse o meu site, confira depoimentos de mentorados e entre em contato.
