Dicas práticas para ser mais eficiente e ter uma rotina produtiva

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Nem todo mundo se dá conta logo de cara, mas sabia que ser uma pessoa eficiente está atrelado à produtividade?

Isso mesmo, você não leu errado. Ao compreender o que engloba o conceito de ser eficiente no seu dia a dia, fica mais fácil construir uma rotina equilibrada e fazer o gerenciamento do seu tempo com sabedoria a fim de aumentar a produtividade.

Ficou curioso para saber mais? Então, bora conferir tudo sobre o assunto neste artigo. Tire os sapatos, pegue uma água ou um café, e boa leitura!

O que é ser eficiente?

Vamos começar pelo básico: se eficiente e produtivo são sinônimos, é importante você entender que ambos os conceitos estão atrelados a ter um objetivo em mente e recursos alocados para atingi-lo, certo?

E caso você ainda não conheça o meu conceito de produtividade, saiba que não tem a relação com fazer mais coisas com menos recursos, e sim ter menos coisas para fazer. Em outras palavras e de uma forma ainda mais simples, produtividade é saber priorizar. Por mais contraditório que possa parecer de início, eu posso lhe garantir que faz todo sentido, confie em mim.

O que acontece é que quanto mais recursos forem necessários para alcançar um objetivo, isso significa que menos eficiente você é.

O objetivo é importante porque oferece clareza, algo que a maioria das pessoas não têm. Elas não sabem o que querem e o que estão buscando, e é essa falta de consciência que cria uma barreira, desvia o foco e elimina a eficiência. Isso acontece porque há uma preocupação excessiva com os recursos, que de forma geral são tempo, dinheiro e energia.

Quer um exemplo bem pessoal?

A primeira hora do meu dia. Assim que acordo, eu dedico a primeira hora do dia (recurso de tempo) a concentrar toda a minha atenção (recurso de energia) nos objetivos que tenho para o futuro e principalmente para o dia que está por vir. 

Eu fico em silêncio, com a minha própria companhia, longe de telas e distrações, focado em orar, meditar e colocar 100% da minha energia na intenção das próximas 24 horas. Neste momento, em termos de recursos, aloco tempo e energia para orientar o meu dia de acordo com os meus objetivos. Essa é uma forma de ser eficiente na minha rotina, percebe?

O caminho para uma jornada de eficiência, portanto, deve levar isso em consideração: objetivos claros e o mínimo de recursos alocados. E, quanto mais eficiente, mais produtivo você será.

Comece com o fim em mente

No livro “7 hábitos das pessoas altamente eficazes”, de Stephen R. Covey, a segunda lei apresentada pelo autor é “comece com o fim em mente”.

Quando você inicia uma tarefa com clareza sobre qual é o seu fim, isso ajuda na execução e, é claro, a aumentar a eficiência. Apesar da relevância desta segunda lei definida por Covey, eu penso que ela seja mais aplicável em situações de curto prazo – nas quais é mais fácil você ter clareza, mas que deixe de ser verdade em situações de longo prazo – onde a incerteza sobre o fim começa a ser muito grande.

Por exemplo: se você vai fazer uma reunião com o potencial cliente e sabe que o objetivo final do encontro é que ele assine um determinado contrato, fica fácil planejar as prioridades, organizar o processo e alocar os recursos necessários. 

O objetivo final está muito claro. Imagine que você não tenha essa clareza sobre o “fim” da reunião. Chances são de que você não saia satisfeito, pois você nem sabia o que seria necessário para satisfazê-lo. Entende como clareza e objetividade são importantes em uma jornada de eficiência e produtividade?

Agora, quando se trata de um objetivo de vida mais distante, seja de natureza pessoal ou profissional, como em que casa você estará morando ou em que patamar estará o seu novo negócio que acabou de começar, fica um pouco mais difícil ter “o fim em mente”. E por isso é tão importante você pensar e escrever um Plano de Vida para ganhar clareza sobre seus objetivos de longo prazo.

A regra do mínimo esforço

Outro hábito das minhas rotinas matinais é ouvir podcasts . Dia desses, ouvindo um episódio do Daily Stoic, o Ryan Holiday falava sobre uma prática que interpretei como uma “lei do mínimo esforço”, onde você questiona o seguinte: qual é o mínimo que eu posso fazer hoje que fará o meu dia valer a pena e poderá ser considerado um dia ganho? 

Começar o seu dia com essa mentalidade muda o jogo, pode acreditar.

Hoje, por exemplo, enquanto escrevo este artigo, estou na oficina porque tive que trazer o carro da minha esposa para consertar. Um imprevisto que tomou conta do meu dia, mas, visto que a família é uma área prioritária da minha vida, há uma razão para estar aqui. Independentemente do que acontecer até o final do dia, se conseguir resolver essa questão e tirá-la da minha frente, para mim, já valeu a pena. Hoje, esse é o meu mínimo, pegou?

Esse conceito é interessante porque está atrelado ao senso de eficiência, de produtividade. Muitas vezes, realizamos um monte de coisas durante o dia, mas não fazemos o mínimo para ele ser produtivo. Por isso, defendo que a produtividade está atrelada a priorizar e fazer menos.

Para quem está começando e ainda tem um nível de consciência menor sobre esse processo, se questione pela manhã sobre qual é o seu mínimo para fazer o seu dia valer a pena. E, conforme for evoluindo para um nível de consciência maior, comece a trazer essa mentalidade para uma coisa atrelada a cada área prioritária da sua vida. 

Ah, e depois me conte como esse exercício reverberou por aí!

Qual é a diferença entre eficiência e eficácia?

É importante compreender que apesar de próximos, os conceitos de eficiência e eficácia são diferentes. Vou utilizar o meu lado engenheiro e a minha didática – sempre ressaltada pelos meus mentorados – para lhe explicar de uma forma bem simples e rápida essa diferença, ok?

A eficácia está relacionada à capacidade de atingir os objetivos estabelecidos. Simples: é sobre fazer o que for necessário para alcançar os resultados desejados. Quando você tem clareza sobre o objetivo e o alcança, significa que houve eficácia.

Já a eficiência é sobre a otimização dos recursos, portanto, se refere à forma que os mesmos são utilizados. Conforme já expliquei anteriormente, envolve atingir o objetivo alocando o mínimo de recursos possíveis (tempo, dinheiro e energia, por exemplo).

Apesar de algo simples, muitas pessoas confundem, por isso é importante entender como esses conceitos se complementam e quais são as suas principais diferenças. 

Como ser eficiente no trabalho?

Na faculdade de engenharia, aprendi que deveria, como profissional, fazer o melhor que eu pudesse sempre. Um pensamento bem focado na entrega, ou seja, no objetivo.

No mercado de trabalho, por sua vez, aprendi que há limitações de recursos no dia a dia. Diante disso, preciso fazer o melhor que puder, levando em conta as barreiras de investimento, tempo e energia. É preciso fazer o melhor com os recursos disponíveis. Percebe a diferença?

No primeiro caso (na faculdade), o foco estava no objetivo apenas, na eficácia. Depois (no mercado de trabalho), o foco passou a estar, além do objetivo, também nos recursos, ou seja na eficiência.

Ser eficiente no trabalho está diretamente relacionado a esta ideia. Muitas vezes, focamos somente em fazer o melhor, sem levar em conta a realidade nua e crua dos recursos. 

Um bom exemplo é aquela pessoa perfeccionista que fica obcecada em entregar o melhor relatório possível no trabalho quando tem um prazo muito apertado. Se identificou por aí? 

Nesse caso, é preciso baixar as expectativas e aceitar que apesar de não ser perfeito, isso não significa que não será bom. Eu defendo a filosofia do “se vale a pena ser feito,vale a pena ser bem feito, mas aqui, o bom é inimigo do ótimo e melhor feito do que perfeito. Pegou?

Para ser um profissional eficiente no trabalho, portanto, a dica que dou é ter clareza sobre quais são os ajustes necessários em termos de objetivos para que os mesmos correspondam à alocação de recursos.

3 dicas eficientes para aproveitar melhor seu dia

Além da regra do mínimo esforço, que já citei anteriormente, para tornar o seu dia a dia mais produtivo e eficiente, trouxe algumas dicas práticas que podem ser aplicadas com facilidade. Confira:

1. Planejamento diário

No Método One Page, desenvolvido e aplicado por mim, ensino meus mentorados a criarem vários níveis de planejamento. Um deles é o diário.

Nesse planejamento, o objetivo é priorizar, ou seja, definir apenas cinco tarefas por dia que devem ser realizadas. Nem mais, nem menos, apenas cinco, pois para ser produtivo e eficiente é preciso utilizar menos recursos e fazer menos coisas. Lembre-se disso!

2. Distinção entre compromissos e tarefas

Uma boa gestão do tempo passa por entender que compromissos são reuniões, eventos ou consultas, enquanto as tarefas são atividades a serem executadas, como o preenchimento de uma planilha, por exemplo.

Para tornar o seu dia a dia ainda mais eficiente, é fundamental fazer essa distinção, caso contrário, você pode cair na cilada de encher a sua agenda de compromissos e ficar sem tempo para as tarefas. Ter essa consciência é importante para ser mais produtivo.

3. Clareza sobre suas horas de trabalho

Por fim, uma última dica valiosa é criar consciência de que as suas oito horas de trabalho, na realidade, não são 8 horas de agenda aberta para preencher com reuniões. Nesse período, haverá tempo para hard tasks, soft tasks e também momentos circunstanciais.

O tempo que temos para trabalhar é mais limitado do que parece em um primeiro momento. Ao entender isso, você vai conseguir priorizar e organizar melhor a sua agenda a fim de tornar rotina mais eficiente.

Continue aprendendo na Comunidade Rotina Produtiva

Gostou de entender melhor sobre o que é ser uma pessoa eficiente? A minha dica final, então, é convidar você para conhecer a Comunidade Rotina Produtiva.

Ao se inscrever, você tem acesso a um ambiente dinâmico de aprendizado. Por meio das trocas e acesso a metodologia e ferramentas que eu desenvolvi e aplico, você vai conseguir conquistar mais equilíbrio de vida e melhorar sua produtividade.

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