Existe uma cultura de reuniões muito forte na sua empresa? O que eu quero saber é: as reuniões são supervalorizadas a ponto das pessoas terem dificuldade de negar convites?
Isso acontece em boa parte das organizações e praticamente ninguém se dá conta de como a cultura de reuniões pode ser nociva e matar a produtividade dos colaboradores.
No Brasil, por exemplo, esse aspecto é muito forte, as pessoas costumam enfrentar bastante dificuldade para recusar reuniões. Aceitam qualquer convite sem nem saber o objetivo do encontro e se a presença delas é realmente necessária.
Muitas vezes aceitam inclusive reuniões no mesmo horário de outras reuniões. Quem não conhece alguém assim?
Aqui nos Estados Unidos a cultura do “dizer não” é um pouco melhor aceita, caso você tenha outra reunião no mesmo horário ou até mesmo um compromisso pessoal. Mas ainda assim, muitos profissionais precisam lidar com empresas que vivem uma cultura de excesso de reuniões.
Para superar essa cultura, algumas empresas têm estabelecido o “no meeting day”, ou “dia sem reunião”. Trata-se de uma solução imediata, mas com potencial para ser eficaz a curto prazo.
O meu ponto não é defender que as reuniões devam deixar de existir, mas a necessidade de lidar com elas de maneira mais inteligente para que sejam realmente produtivas. É sobre isso que falo neste artigo e espero que as reflexões e dicas sejam úteis para transformar positivamente a cultura de reunião na sua empresa!
As reuniões e a relação entre custo e tempo
Tudo começa com os líderes, que têm uma função estratégica e pautada na tomada de decisões.
O que acontece é o seguinte: muitos levam seus times para praticamente todas as reuniões, se esquecendo de que quem atua de forma mais operacional precisa de tempo para trabalhar.
É justamente a função do líder estar presente em certas reuniões (sem a equipe) para tomar as melhores decisões e delegar tarefas e responsabilidades aos liderados.
Quando o oposto acontece, pode se desenrolar um problema bem grande na relação entre custo e tempo. Colocar pessoas em uma reunião “só por colocar” gera muita perda de dinheiro.
A maioria das organizações está preocupada em cortar custos pequenos, em microgerenciar centavos, quando na realidade perdem muito em termos de tempo não produtivo.
Conversando com um amigo esses dias, ele me contou que na sua empresa as reuniões são quantificáveis. Sempre que uma reunião é marcada, o sistema faz um cálculo de homem-hora de cada convidado para gerar o valor total da reunião.
Assim, antes de você convocar uma reunião, você sabe exatamente o custo que ela terá e assim avalia melhor se realmente ela dará aquele retorno. Já pensou se isso funcionaria na sua empresa?
Ao ter clareza sobre o custo total da reunião, a perspectiva muda e, com certeza, muitos deixam de incluir absolutamente toda e qualquer pessoa no encontro.
Soluções para criar reuniões muito mais eficientes
Agora que você já entendeu como pode sair caro fazer reuniões improdutivas e com pessoas que não precisam estar envolvidas, confira algumas dicas práticas para solucionar esse problema:
Quando você é o host da reunião
- Pense no objetivo da reunião, quais conclusões você está buscando (os resultados) e qual é o significado de sucesso para esse encontro;
- Para chegar a essas três respostas, tenha clareza sobre qual é a agenda da reunião, pois sem isso a mesma estará fadada ao fracasso.
Quando você o convidado de uma reunião
- Pergunte-se: o que esperam de mim? Qual é o objetivo da reunião? Qual é o meu papel nesse encontro?
- Cheque se há uma agenda para reunião.
Se todas essas questões forem respondidas tranquilamente, é fácil aceitar a reunião. Porém, se você não tem essas informações em mãos, a minha recomendação é contestar. Converse com o host e explique por que a reunião em questão não faz sentido para você.
Eu sei que falar “sim” é muito mais fácil do que falar “não”. Mas, para negar uma reunião com tranquilidade, você deve ter os argumentos certos para conseguir justificar porque a sua presença não é necessária.
Reuniões produtivas começam com VOCÊ
Pense sobre isso: tudo começa com você. Uma postura questionadora pode gerar conversas desagradáveis, mas se você não fizer isso vai continuar apagando incêndios e tendo dias de trabalho improdutivos.
Em empresas com culturas de reunião muito fortes pode ser bem difícil mudar a postura e gerar transformações, mas tenha a certeza de que não é impossível. Com abertura e disposição, tudo é possível.
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Ao longo das sessões, começamos focando no curto prazo, ou seja, nas dores mais latentes do dia a dia (cultura, conflitos, horários, como delegar etc) e, depois, no longo prazo, em que auxilio os participantes de forma mais holística no aprofundamento e estruturação dos seus planos de vida de longo prazo.
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