Existem diversas estratégias para aprender como parar de procrastinar.
Algumas delas passam pelo autoconhecimento, ou seja, pelo entendimento do funcionamento do seu corpo para ser capaz de distribuir as tarefas de maneira estratégica ao longo do dia, levando em consideração o nível de complexidade do que precisa ser executado versus a sua disponibilidade de energia.
Ao mesmo tempo, também é necessário levar em consideração a importância de evitar distrações, criar um ambiente favorável e, é claro, se planejar com antecedência.
Vou detalhar estas e muitas outras dicas práticas ao longo deste artigo. Se você quer aprender como parar de procrastinar, está no lugar certo.
Então pegue uma água ou um café e continue por aqui!
Como parar de procrastinar?
A procrastinação é inerente ao ser humano, ou seja, todo mundo deixa a lista de tarefas para depois. O mais importante é entender que é possível superar este comportamento, evitando que se torne um problema que impacta a sua produtividade e o seu equilíbrio de vida.
Para isso, é preciso fazer uma distinção entre dois tipos de procrastinação:
1. Longo prazo: Há o ato de procrastinar decorrente de objetivos e metas de longo prazo, ou seja, grandes decisões, como transições de carreira, mudanças de casa ou até mesmo de estado civil. São escolhas maiores, que costumam ser procrastinadas porque você não tem clareza sobre o motivo por trás dessas decisões e o caminho para chegar até elas.
A solução, nesse caso, é ter um Plano de Vida, que ensino no meu Método One Page de planejamento. Esse é o norte que você precisa para não ficar mais se arrastando quando é preciso fazer escolhas importantes.
2. Curto prazo: Além disso, há também o comportamento de procrastinar decorrente do curto prazo, ou seja, quando você fica jogando pequenas tarefas para frente, sempre deixando para depois. Normalmente, este tipo de procrastinação tem muita relação com a falta percepção sobre coisas simples, como a flutuação dos seus níveis de energia ao longo da semana ou de um dia versus o tamanho percebido da atividade em questão (vou explicar sobre isso com mais detalhes adiante).
Nesse caso, para evitar procrastinar é preciso ter clareza sobre o seu planejamento semanal e diário, além de aplicar técnicas para ampliar o seu FOCO.
Como diferenciar procrastinação e preguiça?
Muita gente confunde procrastinação e preguiça, vamos finalmente entender as diferenças antes de entrarmos nas dicas mais práticas?
A preguiça acontece quando você tem energia o suficiente e diante de si para realizar uma tarefa de baixa complexidade, mas, mesmo assim, não consegue realizá-la. Um exemplo clássico é não arrumar a cama ou organizar alguns papéis que estão na mesa do escritório. Por mais simples que seja, a preguiça fala mais alto. Você não tem força de vontade.
A procrastinação, por outro lado, é algo que é possível resolver com a leitura do momento, ou seja, analisando o seu nível de energia versus o tamanho percebido da tarefa. Aqui, estou me referindo à importância de se conhecer para entender como o seu corpo e sua mente funcionam para você tomar melhores decisões.
Se você é uma pessoa matutina, o mais indicado é colocar tarefas de alta complexidade nesse horário do dia, pois é quando você terá mais energia para realizá-las, concorda? Já nos momentos de baixa energia, é preciso focar em atividades mais operacionais, que exigem menos de você.
Esse tipo de clareza ajuda a entender se você está com preguiça ou procrastinando algo porque não tem conhecimento o suficiente sobre como funciona a sua flutuação de energia ao longo de um dia, percebe?
15 dicas de como parar de procrastinar
Enfim, vamos conferir as principais dicas para aprender como parar de procrastinar?
Em seguida, compilei os meus principais aprendizados a partir de tudo o que já aplico há anos na minha vida para ser mais produtivo e alcançar o equilíbrio. Bora lá!
1. Não comece o dia com o celular nas mãos
Sabia que um dos hábitos que pode estar destruindo a sua manhã é pegar o celular nos primeiros minutos do dia para ver as notificações e redes sociais? Isso impacta demais a sua saúde mental e produtividade, destruindo o seu equilíbrio de vida.
Ao acordar e já pegar o celular, você está “contaminando” a sua mente com muitas informações e conteúdos que provocam sentimentos e mudanças de humor logo no começo do seu dia.
Imagine só como é ruim abrir os olhos e já se deparar com e-mails de trabalho repletos de problemas que precisam ser resolvidos “para ontem”. Não há como negar que isso impacta o seu dia sem nem antes você ter se levantado da cama, não é mesmo?
Além disso, o tempo passa muito rápido no celular. Já reparou como 15 minutos rolando o feed do Instagram voam, enquanto os mesmos 15 minutos fazendo exercícios físicos (ou qualquer outra atividade que seja “mais difícil” para você) demoram a passar? Pois é, imagine quanto tempo você não perde na sua vida por ter o hábito de ficar no celular logo que acorda…
A dica para evitar esse comportamento é procurar fazer algo mais fácil do que pegar o celular logo que você abre os olhos pela manhã. No meu caso, primeiro me sento na cama e rezo por alguns minutinhos para, depois, começar atividades mais práticas, como me alongar, estudar e fazer exercícios…
E, enfim, só depois desse ritual matinal é que preparo meu café e checo o meu celular, e-mails e redes sociais.
2. Crie uma lista de tarefas no dia anterior
Ter um planejamento diário é fundamental para organizar as tarefas e compromissos em cada dia da semana, tanto de âmbito pessoal como profissional.
Esse planejamento sempre deve acontecer no dia anterior, ou seja, você planeja a sua quarta-feira no final da terça-feira. Isso é importante porque é no dia anterior que você tem clareza sobre o que te espera em termos de agenda nas próximas 24 horas e, assim, consegue alocar as atividades de maneira mais eficiente.
Na minha metodologia, oriento meus mentorados a escolherem apenas 5 atividades por dia. Não se engane ao achar que é pouco! Esse é um exercício de priorização fundamental para conseguir manter uma rotina produtiva. E lembre-se que só dá conta de tudo quem a pouco se propõe.
Além disso, é necessário saber distinguir tarefas de compromissos para fazer uma boa seleção. Enquanto as tarefas são atividades que você precisa executar, como preencher uma planilha ou cozinhar o almoço, os compromissos são reuniões na empresa ou consultas médicas, por exemplo.
Assim, com toda essa clareza, você consegue alocar tarefas e compromissos condizentes com o dia que te espera e o seu nível de energia ao longo do dia, sempre levando em consideração a possibilidade de imprevistos, é claro.
3. Prepare um ambiente adequado
O ambiente tem grande influência na sua produtividade.
Nem todo mundo se dá conta, mas ter uma mesa de escritório limpa, por exemplo, é algo muito simples, mas capaz de contribuir para reduzir a tendência de procrastinar..
Essa organização do ambiente também passa por organizar o seu computador, ou seja, fechar as abas de navegador que são desnecessárias e que, ao permanecerem abertas, irão apenas criar uma distração.
Outros pontos mais práticos que podem interferir na produtividade são luz e ventilação, afinal, é preciso estar se sentindo bem para produzir com qualidade, não é mesmo?
4. Crie metas e estabeleça prazos limites
Você sabe diferenciar objetivos de metas?
Os objetivos são o O QUE você deseja alcançar e as metas são o COMO pretende chegar lá. Um não existe sem o outro, percebe?
Para definir boas metas, recomendo utilizar a metodologia SMART, ou seja, elas devem ser:
- S – Specific (Específicas): é saber o que se quer alcançar e as ações necessárias para se chegar lá;
- M – Measurable (Mensuráveis): você precisa de indicadores para mensurar o seu progresso, afinal, você só pode melhorar aquilo que você consegue medir, concorda?
- A – Achievable (Atingíveis): suas metas precisam ser realistas e tangíveis, levando em conta os recursos disponíveis (tempo, dinheiro e outros, por exemplo).
- R – Relevant (Relevantes): suas metas precisam ser relevantes para você. No método One Page essa parte é bem clara logo na primeira etapa de aplicação da metodologia.
- T – Time-based (Temporais): toda meta precisa ter prazos claros para o atingimento.
As metas são importantes porque ajudam a não pensar apenas no destino final e focar em todo o caminho, ou seja, a rota para alcançar esse lugar.
Na hora de estabelecer os prazos, é recomendado levar em consideração a Lei de Parkinson, criada por Cyril Northcote Parkinson, que afirma que o trabalho se expande de modo a preencher o tempo disponível para a sua realização.
Quem costuma deixar tudo para a última hora, portanto, precisa estabelecer prazos menores, caso contrário, vai ficar “empurrando com a barriga” até o último minuto.
5. Tenha foco e realize uma coisa de cada vez
Ter foco não é algo simples para todo mundo.
Além de reduzir as distrações, recomendo também o Método Pomodoro. A minha ressalva, no entanto, é que o tempo dos blocos de concentração intensa devem levar em consideração o que funciona melhor para você, independente do que os outros fazem.
O interessante é que, ao estabelecer um limite, esse método ajuda a reduzir a procrastinação porque se você definiu 25 minutos, por exemplo, vai se concentrar apenas durante esse período e depois fazer uma pausa. Sem contar que o objetivo deve ser focar em apenas uma tarefa por vez.
O que tenho notado é que a técnica Pomodoro tende a ser ainda mais eficaz quando há planejamento antes da sua aplicação, pois o método funciona muito melhor quando você o utiliza para executar.
6. Comece de uma vez
Para muitas pessoas, o problema é apenas dar o “start”, ou seja, começar o que precisa ser feito. Depois disso, a tendência é continuar sem grandes problemas.
Uma das dicas aqui é aplicar a regra dos 5 minutos! Você deve iniciar a tarefa que se propõe a fazer e marcar 5 minutos no relógio. Após esse tempo, você decide se irá continuar ou não executando o que começou. A tendência é não desistir justamente porque o mais difícil é dar a largada.
Já a regra dos 2 minutos é muito simples: se algo dura menos do que 2 minutos, faça na hora para não procrastinar.
Por mais que seja uma ótima estratégia, essa regra precisa ser utilizada com cuidado, pois é capaz de te levar a acreditar que muitas tarefas levam menos de 2 minutos.
O problema é que, quando você se dá conta, está apenas rodando em círculos, fazendo coisinhas pequenas e não conseguindo focar em grandes tarefas. Por isso, seja bem criterioso em relação àquilo que realmente leva 2 minutos para ser executado.
7. Bloqueie estímulos externos
As distrações são um grande problema no mundo atual, principalmente por conta dos smartphones que estão o tempo todo em nossas mãos e repletos de notificações.
A dica de ouro aqui, portanto, é deixar o celular virado para baixo, em modo avião e longe do seu alcance. Se possível, até mesmo em outro cômodo. Essa é uma das únicas formas de não cair na tentação de checar as mensagens a cada 5 minutos.
Outra recomendação é não deixar centenas de abas abertas no seu navegador, afinal, quando estão disponíveis assim, é muito fácil parar toda hora para clicar no Instagram, LinkedIn e outras redes sociais que geram distração.
Por fim, também é importante avisar as pessoas que estão ao seu redor (seja em casa ou no trabalho) quando você está em “modo foco”. Isso evita que elas façam interrupções nesses momentos.
8. Associe o seu nível de energia para cada tarefa
Você é uma pessoa matutina ou noturna? Em quais momentos do dia você tem mais energia? Como a sua barra de energia flutua ao longo das 24 horas de um dia?
Ao ter clareza sobre isso, que tecnicamente pode ser feito através de uma análise de cronótipo e correlação com seu ciclo circadiano, é possível estruturar a sua agenda de acordo com o seu nível de energia e a complexidade das tarefas que precisam ser executadas.
Assim, fica muito mais fácil concentrar os afazeres mais difíceis e que exigem maior concentração nos momentos em que a sua energia está lá em cima e deixar as mais simples e operacionais para quando você já não está mais com tanto ânimo.
Mas o que isso tem a ver com a procrastinação? Simples: quando estamos com a energia baixa, é mais fácil procrastinar. Por isso, organizar as tarefas de acordo com a sua disposição é tão importante!
9. Tenha o mínimo de organização necessária para você
Se você não é uma pessoa organizada, o seu objetivo não deve ser se tornar a maior referência nesse quesito. Procure fazer o mínimo possível para que a falta de organização não atrapalhe os seus dias.
Por outro lado, se você é uma pessoa organizada, utilize essa potência a seu favor para tornar os seus dias ainda mais produtivos.
Manter “a casa arrumada” é fundamental para evitar procrastinar, pois quando você sabe o que tem que fazer e quando fazer, já é meio caminho andado.
10. Aprenda a fazer gestão de tempo
É importante aprender a gerir o seu tempo não pensando apenas no espectro de um dia, mas indo além e olhando para a sua semana também.
Entender onde você está alocando o seu tempo em termos de lazer, sono e trabalho é um fator crucial para conseguir fazer uma boa gestão do tempo. Ao ter essa clareza, é possível entender o que precisa de mudanças para garantir maior equilíbrio e produtividade na sua vida.
Como sempre reforço, não basta ter um aplicativo ou planilha (ou seja, uma ferramenta) se, por trás, não há metodologia. Sem o método você não sai do lugar!
Clique aqui para conhecer melhor o Método One Page de Gestão de Tempo.
11. Desenvolva o autoconhecimento
Quando falamos sobre produtividade, é interessante se inspirar nas pessoas ao seu redor que são uma referência no assunto.
No entanto, isso não significa que aquilo que funciona para o outro vai funcionar para você. O mais importante é entender o que funciona nas suas circunstâncias.
Ao compreender as dificuldades que você enfrenta na sua realidade e o que deve ser uma prioridade de desenvolvimento, você traça estratégias muito mais eficazes e com verdadeiro potencial de transformações positivas.
12. Gerencie as suas emoções
Infelizmente, as nossas gerações não foram educadas e capacitadas para acolher os próprios sentimentos.
É importante desenvolver habilidades como a inteligência emocional com o objetivo de reconhecer e administrar de maneira muito mais eficiente as próprias emoções, impedindo que elas se tornem uma causa de procrastinação.
Afinal, se você não sabe lidar de maneira saudável com a tristeza ou a raiva, por exemplo, isso pode acabar impactando a sua capacidade de foco.
13. Estabeleça sistemas de recompensa
Criar sistemas de recompensa é uma ótima forma de se manter motivado e com a produtividade lá em cima.
Na minha metodologia, utilizo o Índice de Produtividade Diária (IPD), Semanal (IPS) e Mensal (IPM), que auxilia no entendimento do quão produtivo você está sendo.
Muitos mentorados compartilham comigo que definem uma meta de produtividade e, ao batê-la, se dão uma recompensa. Assim, fica muito mais interessante ser produtivo, não é mesmo?
Ah, e sem contar que acompanhar o seu progresso é importante para não caminhar no escuro. Essa medição é fundamental para ter clareza sobre como aprimorar ainda mais o seu desempenho.
Lembra da técnica SMART que mencionei anteriormente? Olha o “M” de Metas Mensuráveis aparecendo por aqui.
14. Pratique a atenção plena
O “attention spam” se trata da quantidade de tempo que um indivíduo é capaz de se concentrar em uma tarefa sem se distrair.
Cada pessoa tem os seus limites e, por isso, é fundamental se conhecer o suficiente para entender qual é o seu. Tem gente que consegue se concentrar por 30 ou 40 minutos. Tem gente que consegue se concentrar apenas por 5 ou 10 minutos. Me conte nos comentários quem é você?
Aqui, vale ressaltar a necessidade de desenvolver a atenção plena, um conceito muito conhecido nos dias de hoje em que as pessoas sofrem o tempo todo com distrações e enfrentam dificuldades para focar no momento presente.
15. Abrace o ócio criativo
Por fim, para finalizar a nossa lista de orientações sobre como vencer a procrastinação, é preciso falar das pausas, tão necessárias para fomentar a criatividade e se sentir disposto para produzir.
Vivemos uma vida em que os períodos de ócio estão cada vez mais escassos. Aquele momento sem fazer nada na fila do banco ou do consultório médico, por exemplo, desapareceu e foi substituído por mexer no celular.
Temos poucas situações em que ficamos apenas sem fazer nada. Sem pensar. Sem produzir. As telas anularam as possibilidades de ócio ao introduzirem textos, vídeos, audiobooks e tantos outros conteúdos em nosso dia a dia.
Um dia desses, um mentorado compartilhou comigo que o que mais o distraía era a sua própria mente. Como pode isso? A mente deveria ser a sua maior aliada e não inimiga.
O fato é que muitas pessoas se enganam achando que se tiverem mais tempo em seus dias, conseguirão dar conta de tudo e ainda descansar. Mas a realidade é que, na maioria das vezes, ocupariam esse tempo extra com coisas inúteis e não descansando de verdade.
A procrastinação é natural, mas há estratégias para reduzi-la
Por mais que a procrastinação seja algo inerente ao ser humano, é importante ter acesso a estratégias realmente eficazes para diminuí-la a fim de impedir que atrapalhe o seu dia a dia, tanto em aspectos da sua vida pessoal quanto da sua vida profissional.
Lembre-se de que nunca é tarde demais para organizar a sua vida e gerir o seu tempo de forma mais inteligente.
Ao longo deste artigo, você teve acesso a dicas práticas sobre como parar de procrastinar, mas se quiser ir além, continue comigo.
O meu convite é para que você conheça a Comunidade Rotina Produtiva, um ambiente de interação ao vivo no qual você aprende e coloca em prática o MÉTODO DE PRODUTIVIDADE CONSCIENTE, técnica que desenvolvi e aplico há anos.
Você terá acesso a tutoriais de planejamento semanal e diário e ferramentas de gestão de tempo e autoanálise de rotina.
Se o seu dia a dia é uma correria e você não tem tempo para fazer o que quer, mas está pronto para mudar isso, a Comunidade Rotina Produtiva é o espaço ideal para você. Bora fazer acontecer juntos?
