Organizar uma rotina diária é um grande desafio para muita gente.
Isso porque, para começo de conversa, várias pessoas têm aversão à rotina, como se ela fosse responsável pelo aprisionamento e a falta de liberdade. Na realidade, eu preciso lhe dizer: se você não gosta de rotina é porque nunca conseguiu criar uma que fosse boa de verdade.
Muita gente me procura querendo aprender a gerir melhor o tempo e sempre deixo bem claro que, antes disso, é preciso saber como está a sua rotina hoje.
Querer organizar o seu tempo sem ter um olhar detalhado sobre a sua rotina atual (por mais que você não tenha uma rotina de fato) é o mesmo que desejar organizar as suas finanças sem saber os preços dos produtos que consome ou dos serviços que utiliza.
Como você vai fazer gestão financeira sem saber o preço do aluguel ou do financiamento do carro? Da mesma forma, como você vai fazer a sua gestão de tempo sem saber quanto tem utilizado para suas atividades do trabalho e seus momentos de lazer? Consegue entender isso?
Você só consegue gerir aquilo que conhece. E só consegue evoluir aquilo que mede. Portanto, o primeiro passo para otimizar a sua gestão de tempo é entender como é a sua rotina hoje e de que forma ela pode ser aprimorada.
E este processo de mudanças pode começar agora, com a leitura deste artigo. Vamos lá?
Uma rotina diária começa pela divisão das suas atividades em 3 áreas principais
As três áreas principais que estabeleço nos meus treinamentos e mentorias são: sono, trabalho e lazer.
Assim, a primeira missão que dou para todo mundo é rotular cada atividade da sua rotina diária em uma dessas áreas. E a pegadinha aqui está no fato de que muitas pessoas se confundem e acabam classificando atividades de trabalho em lazer ou vice-versa. Dúvida?
Então me diga você mesmo:
- Ir ao supermercado, para você, é trabalho ou é lazer?
- Organizar a casa: trabalho ou lazer?
- Academia, crossfit ou funcional: trabalho ou lazer?
Cozinhar? Ler? Escrever? Dirigir? São inúmeras as atividades no seu dia a dia que podem ser consideradas tanto trabalho quanto lazer. Varia de pessoa para pessoa. Mas sem essa etapa de autoconhecimento você dificilmente vai ter um diagnóstico apurado da sua rotina para fazer uma boa gestão do tempo.
Essa diferenciação é fundamental porque é preciso começar a entender quantas horas do seu dia são dedicadas a cada área. Só assim é possível ter um diagnóstico da sua rotina atual para, então, tomar medidas conscientes em relação ao que pode mudar na sua gestão de tempo.
Para ficar mais claro o que engloba cada uma dessas esferas, vamos nos aprofundar um pouco mais em cada uma delas:
Sono
Por mais que o sono seja algo individual, existem médias de tempo por faixas etárias que são indicadas a partir de estudos científicos.
Um adulto de 26 a 64 anos, por exemplo, precisa de 7 a 9 horas de sono por dia.
Nem todo mundo acredita quando conto que já fui aquela pessoa que dormia apenas 5 ou 6 horas por dia porque achava que assim seria mais produtivo. No entanto, com o passar do tempo, entendi que esse comportamento era contrário à produtividade de longo prazo, afinal, a falta de sono traz diversas consequências negativas, como:
- imunidade mais baixa;
- irritabilidade;
- falta de concentração;
- menos disposição.
Além disso, o sono acumulado também é capaz até de aumentar as chances de depressão e de doenças cardiovasculares, ou seja, não é brincadeira!
Procure eliminar a ideia de que dormir é perda de tempo e torna os seus dias menos produtivos. Na realidade, uma boa noite de sono garante mais bom-humor e foco para encarar a rotina diária com muito mais produtividade e disposição.
Não é o que você deixa de fazer quando está dormindo que determina a sua produtividade, mas sim o que você faz durante as horas que está acordado. Ficou claro?
Lazer
O lazer diz respeito a tudo aquilo que não é classificado como trabalho ou sono. Até mesmo o seu banho e as suas refeições podem (e devem!) ser considerados momentos de lazer.
É muito curioso como os meus mentorados ficam chocados quando se dão conta de que possuem muitas horas de lazer por dia, afinal, a maior queixa que escuto é “não tenho tempo para a família, para estudar, para ler etc”.
Na verdade, todo mundo tem tempo. O que algumas pessoas não têm é foco.
Olha só o que acontece: você está brincando com os seus filhos, ou seja, é um momento que deveria ser lazer, certo? Mas, ao mesmo tempo, está checando mensagens e respondendo e-mails do trabalho.
Dessa forma, você não consegue desfrutar de verdade do momento de lazer. O foco não está no presente, em curtir os seus filhos e, por isso, o lazer é aniquilado.
No banho você está pensando nas contas que precisa pagar. Durante as refeições você está pensando nos emails que precisa enviar. Como quer que essas atividades sejam encaradas como lazer desse jeito?
Esse tipo de comportamento é muito comum e é por este motivo que as pessoas vivem com a sensação de que não têm muitos momentos de descanso e diversão ao longo do dia. Para isso mudar, é preciso manter o foco nas atividades que vão além do trabalho. Você está disposto(a)?
Trabalho
Por fim, o trabalho, que é responsável por consumir tantas horas do dia das pessoas. A boa notícia é que, ao analisar como você está conduzindo a sua rotina diária, é possível equilibrar muito melhor essa área da vida.
O primeiro passo é separar compromissos de tarefas. Leve em consideração que compromissos são reuniões e outros afazeres de agenda, enquanto as tarefas são as atividades que precisam ser executadas.
A maioria das pessoas não faz essa distinção e acaba vivendo um dia a dia caótico porque marcam várias reuniões e ficam sem tempo para as tarefas.
Esse tipo de julgamento é essencial, caso contrário você trabalha até muito mais tarde porque passa o dia todo em reuniões e depois ainda tem que fazer relatórios, montar apresentações e preencher planilhas. Se identificou, né?
Outro ponto importante em relação ao trabalho é dedicar o seu tempo de acordo com a natureza do seu trabalho. Um(a) líder em cargo de gerência ou diretoria, por exemplo, passa pouco tempo executando tarefas, pois se dedica mais a fazer reuniões, delegar e oferecer suporte ao seu time. As “tarefas” da liderança normalmente são executadas durante os próprios compromissos.
Por outro lado, um(a) analista vive uma realidade oposta. Cheio de planilhas para preencher, contratos ou documentos para revisar e relatórios para escrever, como pretende ter produtividade no trabalho se passar o tempo todo em reuniões?
Por isso é importante filtrar as reuniões que vai participar para que possa executar suas tarefas dentro do horário de trabalho. Do contrário, vai ficar o dia todo em reuniões e precisará fazer várias horas extras para executar as ações que saem delas. Se identificou de novo, né?
Não adianta querer ser um(a) líder que executa milhões de tarefas ao longo da semana como também de nada vale ser um(a) analista com agenda cheia de reuniões. Entenda e aceite a natureza do seu trabalho para conseguir dar conta dos seus compromissos e tarefas de forma coerente com o seu cargo sem se deixar consumir.
E, por fim, é necessário conhecer as microáreas do seu trabalho para distribuir o seu tempo entre elas de uma maneira equilibrada e alinhada aos seus objetivos.
Um ótimo exemplo é pensar em uma pessoa que tem um emprego CLT e, ao mesmo tempo, está começando a empreender ou lidera um projeto voluntário. Ao ter conhecimento sobre o tempo que está colocando em cada uma dessas microáreas, é capaz de conduzir esforços de forma consciente para redirecionar as suas horas de dedicação ou, se estiver satisfeito, manter como está. Qualquer semelhança com o meu caso particular não é mera coincidência.
Não existem fórmulas: cada pessoa deve criar a sua própria rotina diária
Agora que você já aprendeu a analisar a sua rotina, fica mais fácil começar a aplicar tudo isso para conseguir gerir o seu tempo de maneira mais eficiente, não é mesmo?
Mas nem sempre é tão simples promover essas mudanças na prática. Pensando em auxiliar pessoas como você, que sentem dificuldade para organizar as tarefas e compromissos e não conseguem fazer a rotina caber nas 24 horas do dia, eu criei o Programa de Treinamento Vida Produtiva.
Lá eu ensino você a colocar em prática uma metodologia com ferramentas que eu mesmo aplico na minha vida para:
- aumentar a sua PRODUTIVIDADE com técnicas de PLANEJAMENTO;
- melhorar a sua ROTINA com ferramentas de GESTÃO DE TEMPO e;
- ampliar o seu EQUILÍBRIO entre vida pessoal e profissional com sabedoria e AUTOCONHECIMENTO.
Ao longo de 6 sessões de orientação ao vivo e online você vai aprender a aplicar o Método Vida Produtiva para melhorar sua rotina, produtividade e qualidade de vida.
As pré-inscrições para a próxima turma do Vida Produtiva estão abertas apenas esta semana. Para se pré-inscrever, basta preencher este formulário – leva menos de 3 minutos.
E aí, vamos colocar em prática a sua vida produtiva?
