Você sabe como organizar a sua rotina de maneira eficaz, a fim de ser mais produtivo e conquistar o tão desejado equilíbrio de vida?
Alguns odeiam a rotina porque acreditam que seja algo engessado, ou seja, uma prisão que te obriga a fazer todos os dias a mesma coisa.
O que acontece é que essas pessoas ainda não entenderam que ter uma rotina pode ser extremamente libertador, pois permite que você não precise controlar o seu tempo, mas possa se apropriar dele.
Esse tipo de organização, portanto, auxilia qualquer indivíduo a não se perder com distrações e ter maior clareza sobre o que é uma prioridade no seu dia a dia. E pode ter certeza de que isso traz muito mais liberdade para a sua vida.
Se você quer aprender como organizar a sua rotina para ver transformações positivas no seu dia a dia, venha comigo. Pegue um café ou uma água e vamos juntos mergulhar nas orientações deste artigo!
7 dicas para aprender como organizar a rotina
Por aqui, você vai encontrar dicas simples e práticas, que irão te ajudar a trazer mais organização e equilíbrio para a sua vida.
Bora entender mais sobre o assunto e eliminar a ideia de que a rotina é uma prisão?
1. Saiba identificar prioridades
A semana é finita, afinal são 7 dias, ou 168 horas, mas se você passar a enxergar o tempo como infinito, a vida fica muito mais leve.
Uma forma de fazer isso é atribuindo rótulos para os seus dias, pois essa é uma forma de ter clareza na sua agenda sobre quais são as prioridades de cada dia da semana. Aqui vai um exemplo de uma pessoa que trabalha na área de marketing de uma empresa, mas deseja empreender:
- Segunda-feira: estudos de mercado e concorrência sobre o novo negócio;
- Terça-feira: foco no planejamento de marketing de novos produtos da empresa atual;
- Quarta-feira: prioridade para reuniões com potenciais parceiros para o projeto empreendedor;
- Quinta-feira: planejamento financeiro para conseguir tirar o novo projeto do papel;
- Sexta-feira: reuniões de alinhamentos com os membros do seu time na empresa atual.
O que acontece, na maioria dos casos, é que as pessoas acordam e querem resolver todas as pendências em um único dia, mas isso é impossível.
Para trazer o tempo a seu favor, é recomendado rotular os seus dias para pensar na sua rotina a partir da ótica de uma semana e não do dia após dia.
Lembre-se de que isso não quer dizer que o rótulo do dia o impedirá de fazer atividades relacionadas a outros assuntos, mas ter essa prioridade na sua mente vai ajudar a tomar decisões e fazer renúncias com maior assertividade e menor consumo de energia mental. Consegue perceber isso?
2. Organize um calendário separando tempo de sono, trabalho e lazer
Saber como organizar a sua rotina passa por entender quantas horas por dia você está dedicando às três macroáreas da sua vida: sono, trabalho e lazer.
Muita gente classifica atividades de trabalho em lazer ou vice-versa, por isso é preciso ficar atento às definições:
- Sono: a quantidade de horas que você dorme por dia;
- Trabalho: atividades, sejam estas de âmbito pessoal ou profissional, com maior caráter de obrigação, independentemente de gostar ou não de executá-las;
- Lazer: é tudo o que não é classificado como trabalho, inclusive atividades do dia a dia como tomar banho e se alimentar.
Com a ferramenta de Autoanálise de Rotina que aplico com os meus mentorados, conseguimos analisar os objetivos versus a realidade da pessoa em termos de horas dedicadas a cada uma dessas macroáreas.
A partir disso, com um olhar 360, é possível promover as mudanças necessárias a fim de reequilibrar a balança na busca por uma vida com mais equilíbrio entre trabalho e lazer.
Além disso, outro aspecto importante em relação à organização de um calendário semanal é saber distinguir compromissos de tarefas. Os compromissos são reuniões, eventos ou consultas, por exemplo. Já as tarefas são atividades que precisam ser executadas, como a execução de um relatório ou o preenchimento de uma planilha.
O ponto é: se você encher o seu calendário de compromissos, a que horas vai realizar as tarefas? Ter essa consciência é fundamental para ser mais produtivo.
Ah, e reuniões ativas podem ser consideradas tarefas, ou seja, estou me referindo àquelas reuniões em que é necessário ter uma postura ativa e não somente participar como ouvinte.
Nesses casos, para elevar o nível de concentração, a minha recomendação é criar uma tarefa específica após a reunião, por exemplo, definir 3 highlights do encontro e enviar aos demais participantes. Isso é importante porque quando você tem um objetivo definido no compromisso, a tendência é que se mantenha mais concentrado. Pegou essa dica?
3. Aplique técnicas de gestão de tempo
A maioria das pessoas acredita que precisa de mais tempo para conseguir fazer tudo o que tem na agenda, mas eu garanto que se te der mais um dia por semana, caso você não tenha o mínimo planejamento, as chances são de que você não saberá o que fazer com as 24 horas extras.
Muito se fala sobre a Técnica do Pomodoro, que é excelente, mas não se trata de uma técnica de gestão de tempo e sim um método de foco, algo que as pessoas precisam desenvolver urgentemente também. Já o GTD (Getting Things Done), por sua vez, se trata de um método de planejamento.
Ambos são ótimos, mas uma técnica de gestão de tempo é outra história.
Com os meus mentorados, após a Autoanálise de Rotina, os ensino a olhar para o micro, ou seja, compreender quanto tempo é dedicado a cada pequena tarefa do dia — relatório da empresa, reunião com time, supermercado, buscar o filho na escola, e por aí vai. Esse olhar permite tomar decisões muito mais direcionadas.
Esse é um exemplo de ferramenta de gestão de tempo, porque oferece um diagnóstico de para onde está indo o seu tempo e, a partir disso, é possível definir um plano de ação para mudar aquela realidade e, assim, melhorar a sua rotina.
Então, é isso: ter a agenda bloqueada com todos os compromissos e tarefas da semana não é gestão de tempo, é organização da agenda, combinado? Para gerir de verdade o seu tempo é necessário fazer análises profundas que repercutem em escolhas mais direcionadas.
4. Elimine as distrações
A realidade na qual vivemos está sempre repleta de distrações dos mais variados tipos. Se não tomarmos cuidados, acabamos procrastinando pela falta de foco ao nos deixarmos levar por tudo o que gera distração de alguma forma.
A principal forma de driblar esse problema é evitando as distrações, certo? Para isso, é preciso identificar quais são as suas maiores fontes de distração.
Na maioria dos casos, as pessoas se deixam levar pelo celular e pelas redes sociais, então a dica de ouro é colocar o aparelho fora do alcance quando for necessário realizar alguma tarefa em “modo foco”.
Outra recomendação é sempre fechar as abas do navegador que não são úteis para a atividade que você está exercendo. Se o Facebook ou LinkedIn ficarem abertos, serão uma tentação muito fácil, percebe?
E, dependendo do ambiente no qual você está concentrado realizando suas atividades, é recomendado avisar às pessoas, seja em casa ou no trabalho, que não pode ser interrompido por um determinado período. Isso ajuda bastante!
5. Mantenha o seu espaço de trabalho organizado
Evite deixar para organizar o seu espaço de trabalho apenas no momento em que vai começar a trabalhar.
A maior dica que dou nesse sentido é arrumá-lo quando você termina as suas tarefas do dia, pois, assim, no dia seguinte, já inicia com tudo no seu devido lugar.
Caso essa organização não seja realizada com antecedência, há maiores chances de se distrair e, é claro, procrastinar para começar a trabalhar. E vamos combinar que não tem nada pior do que isso, não é mesmo?
6. Cultive hábitos de autocuidado
A única maneira de realmente cultivar hábitos diários de autocuidado é se colocando como prioridade.
Do mesmo jeito que você prioriza reuniões do trabalho e buscar o seu filho na escola, também precisa reservar momentos na sua agenda para si mesmo, caso contrário, isso nunca vai acontecer.
O que vejo muito com os meus mentorados quando chegam até mim, é que alguns deles até bloqueiam a agenda, mas não conseguem se priorizar. Sempre acabam sobrepondo as necessidades do outro no lugar das suas e, assim, deixam de lado os hábitos de autocuidado, que podem ser atividades simples, como ler um livro ou dar um passeio no parque, por exemplo.
Aí, uma vez que entram na mentoria e começam a aplicar a metodologia e as ferramentas que eu ensino, a história muda totalmente.
Lembre-se: você é a pessoa mais importante do mundo e, por isso, deve sempre encontrar tempo para se colocar em primeiro lugar.
7. Faça avaliações e ajustes constantes
Por aqui, procuro avaliar a minha gestão de tempo a partir da Autoanálise de Rotina que mencionei anteriormente, pelo menos quatro vezes ao ano.
Isso é importante porque, a partir dessa análise, consigo entender as mudanças na minha rotina, fazer comparações e, assim, estabelecer novas prioridades. Um ótimo exemplo aconteceu quando a minha segunda filha nasceu, em 2022, período em que sabia que as horas dedicadas a lazer, trabalho e sono sofreriam algumas alterações temporárias.
Não existe gestão de tempo sem avaliações e ajustes, lembre-se disso! Afinal, a nossa vida vai sofrendo mudanças com o tempo e, dessa forma, são necessárias adaptações.
Quer aprender mais sobre gestão de tempo?
Ao longo deste artigo, você teve acesso a algumas orientações sobre como organizar a sua rotina.
No entanto, se quiser vivenciar transformações ainda maiores e conquistar maior equilíbrio entre vida pessoal e profissional, que tal conhecer o meu programa Vida Produtiva?
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