20 apps para organizar a rotina e tornar os seus dias mais produtivos

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Por mais que os apps para organizar a rotina sejam importantes, não se sustentam sozinhos se o seu objetivo é promover mudanças de longo prazo na sua vida.

Digo isto porque os aplicativos são apenas uma ferramenta. Para funcionar de verdade, antes de mais nada é necessário ter clareza sobre a metodologia, que é o meio para se chegar onde você deseja.

A partir do momento em que você tem conhecimento sobre o método, é capaz de aplicá-lo na ferramenta que desejar, sejam aplicativos, planilhas ou qualquer outro formato. 

Por isso, após conferir esta lista com 20 apps para organizar a sua rotina, não deixe de se aprofundar na metodologia que irá guiar todo o processo de mudanças (no final do artigo, deixei um artigo completo sobre a minha metodologia para você, não deixe de ler).

Agora, tire os sapatos, pegue uma água, chá ou café e vamos juntos mergulhar nesta leitura!

20 apps para organizar a sua rotina

Estão disponíveis versões gratuitas e pagas de muitos apps para organizar a rotina. 

Se você tem interesse em conhecer os principais para escolher aqueles que se adequam melhor ao seu dia a dia, não deixe de conferir esta lista que montei para você que está separada em três categorias:

  1. Apps de planejamento de tarefas e organização de agenda
  2. Apps de foco
  3. Apps de gestão de tempo e construção de hábitos

Apps de planejamento de tarefas e organização de agenda

Confira sugestões de aplicativos com diferentes interfaces que visam, cada um com a sua particularidade, tornar a sua rotina mais organizada, integrada e otimizada:

Trello

O Trello é uma ferramenta que permite uma visualização simples e prática de projetos, fluxos de trabalho e monitoramento de tarefas. Por meio de quadros, listas ou cartões é possível acompanhar o que cada pessoa está fazendo e o que já foi concluído.

Você pode fazer personalizações de acordo com as suas necessidades. Entre as principais funcionalidades, estão: 

  • Atribuir membros;
  • Adicionar datas de entregas;
  • Incluir comentários;
  • Adicionar arquivos e checklists;
  • Automatizar os fluxos de trabalho.

Além disso, oferece integração com apps e serviços do time, como Outlook, Gmail, Slack, Salesforce, entre muitos outros.

Google Calendar

O Google Calendar é um app para organizar a rotina que é utilizado por muitas pessoas devido a sua praticidade. Ideal para programar reuniões e eventos, além de receber notificações sobre atividades futuras e não perder o horário para nenhuma delas.

Além disso, é possível compartilhar a sua agenda com outras pessoas para facilitar a comunicação entre times e criar agendas de uso compartilhado. 

Simples e fácil de usar, o Google Calendar é uma excelente opção para visualizar a sua agenda do dia, da semana ou do mês.

Evernote

O Evernote é um app de anotações que funciona no modelo de cadernos.

Para utilizá-lo, basta criar categorias de assuntos para encontrar as anotações com maior facilidade, somente pesquisando pelos cadernos. 

Em cada seção do caderno você pode fazer as personalizações que considerar necessárias,  sendo possível adicionar anotações de texto, lembretes e anexar recursos variados, como desenhos e imagens.

Os lembretes criados para as notas são interessantes porque, ao definir data e hora, este recurso ajuda a lembrar de compromissos ou tarefas importantes.

Também é possível criar listas com checkbox. Assim, quando finalizar cada tarefa, basta clicar nas caixas. Muito bacana, não é mesmo?

Microsoft To Do

O app de listas de tarefas pendentes da Microsoft também é uma opção interessante.

O recurso “Meu Dia” oferece sugestões inteligentes e personalizadas visando atualizar a sua lista de tarefas a fim de contribuir para que você mantenha o foco e a organização. Você pode dividir as atividades em etapas simples, adicionar prazos e colocar lembretes.

Além disso, há a possibilidade de compartilhar a lista de tarefas online com amigos, colegas ou familiares.

Notion

O Notion é um dos aplicativos de organização e personalização de tarefas mais conhecidos. Entre as suas principais funcionalidades, se destacam os seguintes pontos:

  • Compartilhamento de páginas com outras pessoas;
  • Customização da aparência das páginas;
  • Integração do Google Drive;
  • Ativação de lembretes com a função “reminder”;
  • Possibilidade de montar um quadro kanban.

O espaço de trabalho do Notion é ideal para planejar e organizar e capturar fluxos de trabalho, criando registros de tudo.

Todoist

O Todoist é um app de listas que classifica as tarefas automaticamente em modos chamados Hoje, Em breve ou em filtros personalizados. Dessa forma, é possível priorizar o que é mais importante.

No caso de trabalhos em equipe, o usuário pode criar um espaço compartilhado para todos colaboradores terem acesso às informações.

Simples e prático de usar, no Todoist você pode:

  • Adicionar tarefas e dividi-las em subtarefas;
  • Mover tarefas para projetos;
  • Compartilhar projetos;
  • Definir níveis de prioridades para tarefas;
  • Criar lembretes;
  • Adicionar extensões;
  • Criar visualizações de filtros;
  • Concluir tarefas.

Google Keep

O Google Keep é um serviço gratuito do Google focado em listas e anotações.

Permite a criação de notas, listas, rascunhos, desenhos, gravação de áudios e inserção de imagens. Além disso, é possível adicionar colaboradores em uma nota e o Keep pode ser integrado ao Google Agenda por meio de “lembretes”.

Apps de foco

A partir de agora, você pode conferir uma seleção de aplicativos de foco que irão te ajudar a elevar a sua produtividade e concentração:

Pomodoro Timer

Um aplicativo interessante para quem deseja aplicar a técnica Pomodoro para aumentar o foco. O seu objetivo é contribuir para estruturar melhor as atividades da rotina do usuário.

Com o bloqueio de tempo, é possível controlar as tarefas realizadas, pois a funcionalidade faz uma especificação sobre o que deve ser feito em cada momento.

O cronômetro é ajustável, indicando o tempo adequado para a pausa entre cada uma das tarefas. Além disso, há notificações em relação ao início e fim das atividades e definição de objetivos diários.

Forest

O Forest é um app para organizar a rotina que tem como objetivo ajudar os usuários a manter o foco e se tornar menos dependente do celular.

A lógica é a seguinte: ao se manter longe do celular por um determinado tempo, você cultiva árvores virtuais e ganha moedas que podem ser utilizadas para plantar árvores reais em cinco países da África.

Ao baixar o aplicativo e se cadastrar, você é apresentado a algumas instruções visando incentivar o foco e se manter mais presente no dia a dia. Para conseguir plantar uma árvore virtual, você deve definir um cronômetro com tempo mínimo de 10 minutos e máximo de 120 minutos.

Durante esse período definido, a árvore virtual irá crescer contanto que você não mexa no celular. Interessante e é uma forma de você contribuir para a sustentabilidade do planeta. Curtiu?

My Minutes

O My Minutes é um app de rastreamento de tempo a partir da definição de metas.

Vamos supor que você gaste por volta de 1 hora para realizar uma atividade e queira reduzir esse tempo para 45 minutos. O objetivo do aplicativo é ajudá-lo a rastrear o tempo e definir as metas a serem cumpridas.

FocusBooster

É um app que ajuda o usuário a usar a técnica Pomodoro (focar em uma tarefa por 25 minutos e pausar por 5 minutos entre os blocos) para ser mais produtivo e focado.

Possui uma barra com um contador sinalizando os minutos que, ao chegar no zero, indica que é o momento de descansar.

Apps de gestão de tempo e construção de hábitos

Saber gerir o seu tempo é fundamental para construir uma rotina equilibrada e produtiva. Para finalizar a lista, confira apps que têm esse propósito:

TimeTune

Um app para quem quer gerenciar melhor o seu tempo para, assim, conseguir aumentar a produtividade, inclusive para ter mais momentos de lazer e descanso.

Para usar, basta adicionar blocos de tempo no seu dia ou usar esses blocos de tempo para criar modelos que possam ser reutilizados, por exemplo, uma rotina matinal. Dessa forma, você consegue criar um sistema de gerenciamento de tempo, incluindo estatísticas também.

Toggl

O Toggl ajuda no registro de tempo gasto em atividades cotidianas, permitindo monitorar a sua produção diária e quantificar resultados.

Para utilizá-lo, é necessário cadastrar quanto tempo gasta em cada tarefa da sua rotina. É possível monitorar as suas responsabilidades em tempo real, além de pausar, editar e reativar uma atividade quando quiser.

Outra funcionalidade interessante é a opção de receber notificações quando o tempo da tarefa está acabando.

Habit Now

O HabitNow é ideal para obter insights sobre o seu desempenho e avaliar a sua evolução em cada hábito registrado. Ao utilizar o app, você tem acesso a várias estatísticas que são bastante úteis para entender melhor o seu progresso.

Um aplicativo interessante para se organizar, monitorar a realização de tarefas, criar listas e desenvolver novos hábitos.

Habitify

O Habitify nada mais é do que um rastreador de hábitos que contribui para a construção de uma rotina mais saudável, positiva e organizada.

É possível criar metas e acompanhar o seu progresso para se sentir mais motivado. Além disso, também oferece o recurso de criação de listas.

O seu planejador de rotina e hábitos diários pode ser dividido entre manhã, tarde e noite. Na aba “desafios” o usuário pode mergulhar em desafios diversos, como de leitura, escrita, atividade física, entre outros.

Loop

Um app para organizar a rotina que é simples, clean e moderno, com foco na criação e manutenção de hábitos.

Oferece gráficos e estatísticas voltados para o aprofundamento no seu desempenho e lembretes com personalização nas notificações.

“Ter os melhores aplicativos sem seguir um método é como comprar uma Ferrari sem saber dirigir.”

Habitica

É recomendado para quem gosta de jogos, pois incentiva a organização e motivação por meio do universo dos jogos. 

Ao baixar o app e se cadastrar, você cria o seu próprio avatar customizado. Em seguida, deve adicionar hábitos e tarefas e cumprir tudo para acumular pontos e desbloquear novos recursos, missões e habilidades.

Clockify

Um app de rastreamento de tempo que é marcado pela simplicidade e permite que você e seu time monitorem horas de trabalho.

Ao usar a ferramenta, você deve registrar o tempo gasto em cada atividade para, posteriormente, avaliar a sua semana por meio de relatórios. Há a possibilidade de convidar outras pessoas para que todos possam rastrear e analisar juntos.

O Clockify oferece funcionalidades de cronômetro enquanto você trabalha, mas também é possível adicionar o tempo manualmente após o término da atividade ou usar o rastreamento automático.

Any.do

O Any.do é um gerenciador de tarefas e listas, bastante intuitivo e simples de usar.

O usuário acrescenta notas por texto ou voz e, ao executá-las, as mesmas podem ser riscadas da mesma forma que se faria com papel e caneta. 

Além disso, é possível administrar as atividades classificando-as entre o que precisa ser feito hoje, amanhã, em breve ou algum dia.

Harvest

Uma ferramenta de monitoramento de tempo de trabalho de equipes internas e freelancers, ideal para controlar o tempo necessário para executar cada tipo de atividade. É preciso conectá-lo a um gerenciador de tarefas, como o Trello.

O Harvest permite que os gestores analisem a produtividade do time e o tempo gasto por cada profissional em suas tarefas, oferecendo relatórios de performance.

Agora que você já conhece dezenas de ferramentas, que tal conhecer um método que funcione com qualquer uma delas?

Conforme falei no começo deste artigo, de nada valem dezenas de apps para organizar a sua rotina se, antes de mais nada, você não tiver um método muito claro.

Então, que tal aprender mais sobre o “Método Produtividade Consciente”, que desenvolvi e aplico há mais de uma década, para entender como planejar e organizar a sua rotina e gerir o seu tempo de maneira eficaz. Conheça a Comunidade Rotina Produtiva e se inscreva agora mesmo!