A maioria das pessoas entende que, para ser mais produtivo, é necessário inserir algo na rotina (ferramentas, técnicas etc). Dessa forma, o olhar está sempre voltado para o acréscimo de algo.
Enxergo a produtividade de uma forma diferente. Para mim, você se torna mais produtivo a partir do momento que começa a remover, reduzir, ou otimizar as coisas que faz.
Alinhado à essa forma de pensar, recentemente fiz um post sobre a importância de ter a sua “not to do list”, ou seja, uma lista com tudo aquilo que você não deve fazer. Esses limites são importantes tanto para a produtividade como para ter mais liberdade e equilíbrio na vida.
No artigo de hoje, compartilho os 5 principais erros que podem estar matando a sua produtividade. Espero conseguir convencer você de que nem sempre inserir algo na sua rotina é a melhor forma de ser mais produtivo. Vem comigo!
1. Utilizar o celular assim que acorda
Um levantamento do Grupo Coma apontou que o lugar em que o brasileiro mais utiliza o celular é na cama. Para se ter uma ideia, 50% dos entrevistados afirmou usar o smartphone logo depois de acordar.
As chances de você, leitor, fazer isso todos os dias é muito grande também: o despertador toca, você abre os aplicativos e começa a rodar as conversas.
Acredito que não haja nada mais valioso do que a mente “virgem” pela manhã. Quando você abre os olhos e já contamina a sua cabeça com todas as notícias, informações e mensagens, perde todos os benefícios da mente limpa e clara, que é um dos nossos maiores presentes que você pode ter todos os dias.
Mexer no celular assim que você acorda é como convidar mil pessoas para entrar no seu quarto antes mesmo de abrir os olhos, lavar o rosto e escovar os dentes, sabe?
Sim, é um impulso natural, estamos condicionados a pegar o celular e checar as atualizações. Mas isso não é apenas ruim em termos de tempo que você perde logo que acorda, mas também em relação à sua energia.
Por mais que sejam “só 5 minutinhos”, ver uma foto, mensagem ou notícia pode mudar totalmente o seu humor (tanto de forma positiva como negativa) e isso influencia todo o seu dia.
As soluções:
- utilizar o alarme do celular em modo avião;
- experimentar um despertador convencional;
- usar os primeiros 30 minutos da manhã para si mesmo: experimentar se deitar 30 minutos antes acordar um pouco mais cedo para meditar, se exercitar, ler um livro etc. O tempo se expande quando você faz isso.
2. Aceitar reuniões sem agenda clara e prazo definido
No Brasil, temos o hábito de dizer sim para tudo sem nem pensar e analisar se damos conta daquilo com o que estamos nos comprometendo. Socialmente, o “não” acaba não sendo muito bem aceito.
No dia a dia de trabalho, as reuniões nem sempre são necessárias. Nas empresas, em alguns casos não tem muito o que fazer, por isso, se você for obrigado a aceitar muitas reuniões, uma saída é tentar conversar com quem puxou o papo para tentar reorganizar e ver se essa é a forma mais produtiva de trabalhar.
Para garantir que as reuniões que eu conduzo sejam produtivas, sempre coloco a agenda do que vai ser abordado na descrição do evento. Além de garantir que todos estejam na mesma página, também transmite mais seriedade.
As soluções:
- aprender a dizer não para aquilo que não faz real diferença na sua vida. As pessoas costumam falar que não conseguem recusar reuniões, por isso, procuro incentivar os meus mentorados a fazer o seguinte: escolher uma reunião que não é relevante na sua semana e avisar o host que você não vai conseguir participar. Comece com uma. Você vai se sentir melhor, eu garanto.
3. Abrir e-mails fora do horário de trabalho
Ver uma informação quando você não pode fazer nada para resolvê-la não traz nenhum benefício. Ao abrir o e-mail do trabalho nos finais de semana, por mais que haja um problema para resolver, nada poderá ser feito a respeito porque não tem ninguém trabalhando naquela hora.
Esse tipo de comportamento não oferece nada de bom, inclusive pode atrapalhar o seu humor e prejudicar a sua energia sem você nem perceber.
Para evitar isso, é importante resgatar a “not to do list”, que com certeza deve incluir não abrir e-mails de trabalho fora do horário de trabalho.
O que faz as pessoas ficarem checando as mensagens é essa necessidade de ver o que está acontecendo, mas não se dão conta de que isso não resolve nada, só gera estresse e ansiedade.
As soluções:
- definir horários para checar e-mails e mensagens do trabalho.
4. Pegar o celular quando deveria estar em modo foco
O tempo de concentração das pessoas vem caindo nos últimos anos. Basta pensar há quanto tempo você não consegue assistir a um filme de 2 horas sem interrupções.
O modo foco, por sua vez, é uma espécie de modo flow.
O flow é um modo que você mesmo cria, podendo envolver uma atmosfera específica com sons, cheiros, imagens etc. Se você não tem uma rotina de flow, uma prática que ajuda bastante a criá-la é deixar o celular fora do seu alcance.
Deixe perto das suas mãos apenas aquilo que é relevante, como uma garrafa de água. O celular, por sua vez, só vai atrapalhar, porque pode ser bem difícil resistir à tentação de pegá-lo, já que é um ato inconsciente.
As soluções:
- criar uma rotina de modo foco, questionando-se: o que funciona para mim? Qual é o melhor momento do meu dia? Quanto tempo consigo ficar concentrado em uma atividade?
- deixar o celular distante do seu raio de alcance, ou seja, criar uma dificuldade.
5. Responder e-mails e mensagens instantaneamente
É comum as pessoas acharem que são produtivas porque respondem mensagens rapidamente, mas, na realidade, isso é uma armadilha.
Quando se faz isso, você está resolvendo o problema dos outros, não os seus.
E o pior é que ficamos angustiados para receber uma resposta rápida também. Se você pensar em cinco pessoas com as quais convive, provavelmente sabe dizer quem responde rápido e quem demora.
Gosto da frase “teach people how to treat you”, porque elas não podem esperar que estar online signifique estar sempre disponível.
Aliás, um caso interessante sobre isso é de uma mentorada que era refém do WhatsApp. Ela ficava muito aflita para responder as mensagens de clientes e fornecedores.
Para melhorar a sua relação com o aplicativo, determinamos horários do dia em que ela se dedicaria para as respostas (4 vezes ao dia). Com isso, conseguimos reduzir o tempo de uso do WhatsApp e, depois de um tempo, ela foi capaz de zerar as mensagens pela primeira vez (e tudo isso usando menos o aplicativo).
Como isso foi possível? Ela usou o modo foco.
As soluções:
- definir horários para responder as mensagens ao longo do dia.
Extra: não ter um plano de vida
Não ter um plano de vida atrapalha a produtividade porque, sem isso, falta clareza sobre o que é importante para você. Assim, tudo o que cai na sua frente passa a ser entendido como urgente.
O plano de vida te dá a noção do que realmente é prioridade. Você foca a sua energia naquilo que importa, ou seja, olha o horizonte e sabe do que precisa para chegar lá e tudo o que você faz tem um propósito, uma conexão.
Um ótimo exemplo aconteceu em uma semana em que fui duas vezes com a minha esposa fazer exames de gravidez. Eu estava em dúvida se iria em ambas, mas quando ela me disse que era importante, percebi que era fundamental estar ao lado dela porque a família é um pilar prioritário para mim.
Para isso, precisei enfrentar o desconforto de falar com o meu chefe e explicar o motivo da minha ausência. Seria mais fácil falar para a minha esposa que não poderia ir do que conversar com o chefe sobre as razões pelas quais precisava ir à consulta? Com certeza, mas quando você sabe o que é prioridade, tem total clareza sobre o que deve ser feito.
Sem o plano de vida, eu teria ficado no trabalho pensando que deveria ter ido à consulta, entende?
Conheça a minha Mentoria de Equilíbrio de Vida
A minha Mentoria de Equilíbrio de Vida vai muito além de um plano de carreira. É sobre entender outras esferas que importam além da vida profissional.
Por meio de sessões individuais comigo e uma equipe de mentores focados em desenvolvimento de carreira e produtividade, você irá descobrir os seus valores e propósito para ser capaz de redefinir as suas prioridades e ter mais equilíbrio.
Vamos aprofundar nos seguintes pontos:
- Identificação de Valores e Propósito
- Funil de avaliação de áreas prioritárias da vida
- Hackeamento da programação atual utilizando técnicas da PNL (Programação Neurolinguística)
- Funil de avaliação de objetivo através do método SMART
- Revisão de performance e plano preliminar de produtividade
- Plano de ação e calendário de milestones
Para saber mais, acesse e confira os detalhes e alguns depoimentos de mentorados!
